Votre première assemblée générale

Tout d'abord, dans une assemblée générale on s'exprime sur les difficultés et les problèmes rencontrés sur votre chemin, entre les différents membres de la direction.

Le problème le plus ennuyeux c'est la baisse de fréquentation, c'est-à-dire que de moins en moins de joueurs sont présents. Il faut au moins faire deux ou trois LAN'Partys pour s'en rendre compte. Mais en général c'est parfaitement normal que la première fois, le nombre de joueurs soit inférieur à celui que vous avez prévu, car justement vous êtes nouveaux, donc personne ne vous connaît.

Là nous allons nous concentrer essentiellement sur vos LAN'Partys après la première fois afin d'établir un constat plus adapté. Maintenant il faut se poser les bonnes questions sur cette faible fréquentation :

Serait-ce un problème de communication ?

Si je vous demande : connaissez-vous le groupe "The Corrs" ? Vous reconnaissez tout de suite le groupe pop/celtique familial avec les 3 s?urs et leur frère jouant ensemble. Là où je veux en venir, c'est que ce groupe est connu via des moyens de communication de masse à savoir les chaînes de télévision, les radios, les CDs (logique), et ... la presse ! Eh oui la presse vous est accessible pour promouvoir votre événement, alors pourquoi ne pas en profiter ? Au début, il faudra solliciter vous-même le journal local afin de consacrer quelques lignes sur votre LAN'Party qui va se dérouler d'ici quelques jours et ensuite ça viendra tout seul : les joueurs en seront informés et les journalistes viendront au fil de vos LAN'Partys .
Ensuite, il faut frapper là où vont les jeunes : les établissements scolaires. En effet, ça ne coûte pas grand chose d'accrocher votre affiche sur les panneaux ou encore de distribuer des flyers en sortie des établissements (encore faut-il que vos flyers soient réussis ). Cependant, je vous conseille de viser les lycées techniques plutôt que les lycées généraux.





Sinon il y a aussi plusieurs contraintes qui rentrent en jeu :
- L'effet du "moi je viens si toi tu viens" : cela signifie que si, moi par exemple, je vais à une LAN'Party, il y a de très fortes chances que tous mes amis me suivent, voire les amis de mes amis voyez. Faites attention, ça va surtout aux LANs où vous êtes 20 ou 30 participants, au delà le nombre de participants a tendance a augmenté de façon assez significative, donc cet effet a davantage de conséquences si vous avez un nombre de joueurs conséquent. Enfin, tout dépend du milieu où vous vivez hein .
- "Maman veut pas que je déplace l'ordinateur" : ce cas revient fréquemment et touche une grande majorité des jeunes mineurs ou les joueurs utilisant un ordinateur familial. Dans un premier temps, il est très utile de voir les joueurs au cas par cas et expliquer aux parents ce qu'est une LAN'Party. Ils sont issus d'une génération plus ancienne, donc racontez les grandes lignes et la différence avec le jeu en multi-joueurs sur Internet. Le mieux ça reste de leur montrer en réel, c'est-à-dire les inviter à votre prochaine LAN juste pour voir à quoi ça ressemble. Mais bon concrètement, le joueur a l'accès à aller à la LAN uniquement si ses notes en classe sont prometteuses .

Serait-ce un manque d'organisation ?

Le trésorier qui accourt vers le joueur en lui demandant le règlement du prix d'entrée alors qu'il n'a pas encore posé son écran, personne pour s'occuper des pizzas le samedi soir, l'admin réseau qui glande ... bref un rapide coup d'?il sur l'organisation du staff s'impose également.
D'une part, vous devez assigner des tâches fixes et précises à chaque admin. Par exemple l'un s'occupe du bar le samedi et l'autre le dimanche, mais par contre tout le monde aide à la fin pour ranger (sauf les admins dépendants d'un chauffeur). Bref vous êtes assez grand pour faire cela, rien de bien compliqué.
Par contre, les relations entre vous et les joueurs doivent se passer dans les meilleures conditions possibles. Déjà le premier point à ne pas faire, c'est de demander l'argent dès qu'un joueur entre, car c'est limite si vous l'agressez quoi. Non, laissez-le s'installer tranquillement (rien ne vous empêche d'aller le rejoindre et de lui parler hein, c'est toujours bien vu un joueur entouré par le staff dès son entrée) et revenez le voir après une bonne heure par exemple. Restez toujours très poli, car vous n'êtes pas en position de force (le client est roi). Proposez-lui pendant son installation : "tiens files moi s'il te plaît ta multiprise et ton câble réseau, vais te brancher". S'il refuse, ne restez pas de marbre en disant "Bon ok", non non, dites lui plutôt : "comme tu veux, au fait moi c'est Mickael Knight, admin réseau de la LAN, si tu as besoin de quoi que ce soit, tu m'appelles y'a pas de soucis". Ensuite, le second point, cette fois-ci à faire c'est d'inviter les nouveaux venus à saluer tous les participants en faisant un tour de salle (c'est la "tradition" en LAN'Party), c'est toujours sympa d'avoir serrer la main à celui à qui on va mettre quelques balles dans la tête . Enfin le dernier point qui me semble également important : c'est le repas de samedi soir. Evitez de rester dans votre groupe "admins" renfermés comme ça, non le mieux c'est de vous dispatcher et de vous disperser parmi les joueurs pour ainsi dialoguer avec eux tout en dégustant votre superbe pizza .

Les tournois seraient-ils mal adaptés ?

* = Paroles issues de David Guetta - Money.

Dans une association, même si le but n'est pas lucratif, elle demande des ressources financières pour fonctionner et rester sur pied. Après deux ou trois LAN'Partys, un point sur les finances s'impose pour effectivement voir où vous en êtes. Pour cela nous allons voir les 2 pièces comptables maîtresses, l'une le bilan et l'autre le compte de résultat.

Le bilan

Un bilan permet de synthétiser le patrimoine de l'association. Ce document est très simple à comprendre contrairement à ce que vous semblez penser, il nous permet de voir très facilement ce qu'on a apporté à l'association et la répercussion de cet apport au sein des actifs de l'organisation (est-ce que mes 500 EUR que j'ai donné sont encore dans la banque ou dans les immobilisations ?).



Voilà à quoi ça ressemble pour une simple association :

Bilan synthétique

ACTIF		PASSIF
Actif immobilisé				Capitaux propres
20	Immobilisations incorporelles	0.00 EUR		101	Capital	500.00 EUR
21	Immobilisations corporelles	400.00 EUR		106	Réserves	0.00 EUR
26/27	Immobilisations financières	0.00 EUR		12	Résultat	0.00 EUR
	Total immobilisations :	400.00 EUR			Total capital :	500.00 EUR
Actif circulant				Dettes
411	Clients	0.00 EUR		164	Emprunts, établissement de crédit	0.00 EUR
512	Banque	100.00 EUR		168	Autres emprunts et dettes	0.00 EUR
53	Caisse	0.00 EUR		401	Fournisseurs (dettes)	0.00 EUR
	Total circulant :	100.00 EUR			Total dettes :	0.00 EUR
	TOTAL ACTIF	500.00 EUR			TOTAL PASSIF	500.00 EUR

Alors nous allons tout de suite voir, sans attendre, les significations de chaque partie et de chaque ligne :

• Les actifs : ce que vous possédez.
  
  • Les immobilisations incorporelles : vos biens intouchables, c'est-à-dire les brevets, logiciels... dans ce cas on peut éventuellement mettre des jeux qui seraient au nom de l'association, mais c'est rare.
  • Les immobilisations corporelles : vos biens touchables . Autrement dit votre copine, vos switchs, vos multiprises... Donc vous l'aurez compris : cette ligne va nous être très utile .
  • Les immobilisations financières : si votre association boursicote, on inscrit ici le montant des actions, obligations... qu'elle possède pour le long terme. Bon c'est vachement risqué, donc on va laisser ça de côté.
  • La banque : vos disponibilités bancaires, donc encore une fois, on va solliciter pas mal ce compte.
  • La caisse : vos disponibilités en espèce. Ce compte est rarement alimenté puisqu'il ne rapporte pas d'intérêts contrairement au 512. Vous pouvez très bien utiliser uniquement le 512 - Banque, ce n'est pas interdit .
  • Les créances : ce que doivent vos clients, mais qui n'ont pas payé de suite, bref les clients ayant une dette envers vous. Par exemple vous louez vos switchs à une autre association mais que celle-ci ne vous paye qu'après la LAN terminée voyez.
  
  
• Les passifs : ce avec quoi vous financez vos actifs ce que vous possédez.
  
  • Le capital : les soussous qu'on a gentiment donné
  • Les réserves : c'est là-dedans qu'on met une part du bénéfice qu'on a généré et qui reste en dur dans l'association.
  • Le résultat : les bénéfices ou les pertes de nos activités, c'est ce que nous donne le compte de résultat.
  • Les emprunts : vos dettes envers la banque pour vos investissements par exemple. Attention, il faut y avoir recours en dernier moment, car la banque fait rarement les choses gratuitement surtout les prêts...
  • Les dettes fournisseur : vos dettes envers vos fournisseurs. Par exemple si vous payez vos switchs sur 30 jours d'échéance ou utilisez une formule du genre "payez 3x sans frais", donc ici on met ce qu'on doit leur doit. Le gros avantage : ça ne coûte rien
  
  

Maintenant, je vais vous expliquez grosso-modo comment ça marche :
En France, on comptabilise les choses très proprement, c'est-à-dire une action doit systématiquement en causer une autre : on appelle ça la partie double. Cela a pour but de réduire grandement les fraudes fiscales (ah dommage, on ne peut pas vider le compte en banque en douce ). D'ailleurs, vous l'avez peut-être remarqué sur le bilan ci-dessus, car les totaux des actifs et des passifs sont parfaitement identiques ! Ici vous voyez qu'avec 500 EUR que j'ai investis, cela m'a permis d'acheter pour 400 EUR de matériel informatique et le reste est placé sur le compte bancaire. Ainsi si mon résultat augmente (bénéfice), ce dernier répercute son excédant dans le compte bancaire pour équilibrer.

Les comptes

C'est ce qu'on appelle : les comptes. Attention, ça n'a rien à voir avec les comptes bancaires, non non, ici chaque compte correspond à des transactions bien particulières. Il y a même un compte pour les immobilisations de matériel informatique à savoir le compte 2183 (vous vous rendez compte !! Ils ont pensé à nous ). Une liste complète des comptes peut se trouver en librairie sous la forme d'un "accordéon" nommé "Plan Comptable Général" ou genre pour les fous d'informatiques que nous sommes : l'internet. Vous voyez, encore une fois, que les comptables aiment l'ordre et l'organisation. Il est également possible d'ajouter un chiffre à la fin du compte pour décomposer votre comptabilité : 5121 - Banque compte courant ; 5122 - Compte titre boursier...

Les immobilisations

Certains d'entre-vous sont encore dans la logique du "si j'achète du matos, je fais faire des pertes au début". Eh bien vous savez quoi ? ... Vous avez raison ! Eh oui, regardez la dénomination du compte 68 ... "Dotation aux amortissements". Mais ici j'ai décidé de laisser tomber cette notion pour bien vous faire montrer la différence entre le bilan et le compte de résultat que vous allez voir bientôt. Le premier a uniquement pour but de vous montrer le patrimoine de l'entreprise et l'autre, de synthétiser vos activités. Donc nous allons mettre comme montant, la valeur brute, c'est-à-dire la valeur d'acquisition de vos biens. En clair, je ne veux pas voir dans l'étude de cas qui va suivre des lignes "switchs" ou "matos" dans un compte de résultat.

Regardez ce qu'il se passe quand on achète un switch (tout de suite vous devez penser à l'utilisation du compte d'immobilisations corporelles et le compte banque ) :

• Opération 1 : j'apporte de l'argent pour l'association (histoire de voir comment ça marche)
  
  • Je crédite mon compte 101 (capital) de 500 EUR (j'ai besoin de débiter un compte pour équilibrer car j'ai un excédant de passif).
  • Je débite mon compte 512 (banque) de 500 EUR (mon bilan est parfaitement équilibré, l'opération est terminée).
  
  
• Opération 2 : j'achète un switch avec 30 jours d'échéance (genre à 200 EUR)
  
  • Je débite mon compte 2182 (immobilisation matériel informatique) de 200 EUR (je dois payer avec de l'argent "fantôme" pour compenser, ici une reconnaissance de dette).
  • Je crédite mon compte 404 (fournisseur d'immobilisations) de 200 EUR (c'est un compte de dette, qu'on purgera lors du règlement)
  
  
• Opération 3 : je règle mon fournisseur après une LAN très riche en produits (un produit = de l'argent gagné quoi ).
  
  • Je débite mon compte 404 de 200 EUR, donc 200 de crédit moins 200 de débit ça me fait 0, donc le compte est bien soldé/purgé/vide ...
  • Je crédite mon compte 512 de 200 EUR pour payer mon fournisseur et compenser mon débit que je viens de faire.
  
  

(on va se servir de cela pour l'étude de cas juste après !)

Le compte de résultat

Le compte de résultat

Les charges		Les produits
613	Locations (salle des fêtes)	300.00 EUR		706	Prestation de services (32 entrées)	480.00 EUR
606	Achats non stockés de matière (course ptit-dej)	16.87 EUR		707	Vente de marchandises (boissons bar)	35.00 EUR
607	Achat de marchandises	13.00 EUR
Total charges :		329.87 EUR		Total produits :		515.00 EUR
Résultat (12) :		185.13 EUR

Pour complémenter le bilan, le compte de résultat nous permet de savoir très facilement le résultat de nos activités (si nous avons généré un bénéfice ou à l'inverse, une perte). C'est grâce à lui qu'on sait quelles sont nos plus grosses dépenses (ici les charges) et nos plus faibles revenus (les produits), etc. De plus, c'est ce document qui synthétise le détail des activités de nos LANs à savoir la location de la salle, assurances, électricité, chauffage, autres dépenses et les recettes.

Un compte de résultat est constitué de comptes issus de la classe 6 (charges) et de la classe 7 (produits). Une simple soustraction de tous les produits et de toutes les charges nous permettent d'avoir le résultat. Il se place à gauche pour équilibrer l'excédant de produits, dans ce cas c'est un bénéfice. Dans le cas contraire, si vous devez équilibrer et mettre le résultat à droite, cay le mal (vous avez généré une perte). Ce résultat doit ensuite être reporté au bilan.

Enregistrez vos premiers documents comptables !

Pour cet exercice, histoire de bien assimiler, je vais vous poser une étude de cas d'une association totalement fictive. Commençons :
Citation : Enoncé

Pour mieux vous aider, la liste des comptes à utiliser

• 101 : Capital (vous pouvez le décomposer en 1011 capital de truc ; 1012 capital de bidule...).
• 2183 : Matériel de bureau et informatique (vous pouvez le décomposer en 21831 Multiprises, 21832 Rallonges et 21833 Switchs).
• 404 : Fournisseur d'immobilisations (eh oui, car vous avez une échéance durant 30 jours, donc une dette envers lui). Remplacez le 401 Fournisseurs du bilan par ce compte là.
• 512 : Banque (logique ).
• 606 : Achats non stockés de matières (pour la bouffe, car on est pas censé la stocker durant longtemps ).
• 613 : Locations (vous pouvez le décomposer en 6131 Salle, 6132 Répartiteurs, 6133 Hébergement).
• 706 : Prestations de services (pour comptabiliser les entrées des participants).

Encore un peu d'aide

• Après avoir acheté les immobilisations, votre bilan s'élève à 1209.88 EUR de chaque côté et le compte 512 reste à 640 EUR.
• Votre résultat est positif : vous avez généré un bénéfice de 81.73 EUR (n'oubliez pas l'hébergement).
• Votre passif doit se chiffrer à 721.73 EUR (n'oubliez pas de virer la dette envers votre fournisseur si vous venez de le payez ).

La solution !

Dans cette partie nous allons voir comment intégrer des nouveaux membres au sein de votre association et également le contraire, "virer" des membres .

Avant de commencer, je tiens à rappeler qu'une association c'est quelque chose de très sérieux : j'entends par là qu'une fois qu'on est membre, on "essaye" de le rester, donc évitez de changer le staff à chaque LAN... voila, en avant toute .

L'intégration de nouveaux membres

Vous avez des jeunes recrues motivées pour vous aider ? Parfait, je vais vous montrer comment les intégrer au sein de l'association .Tout d'abord, il faut convoquer le membre concerné en mettant son nom dans l'entête de l'ordre du jour dans "Membres invités" puis annoncer que des élections auront lieus pour décider ou non de son intégration. En général, cela se décide par un vote unanime histoire que tout le monde soit d'accord sans créer de clans "moi je suis pour" "ah non moi je suis contre", mais ça, tout dépend de vos statuts.

Mais revenons sur le membre en question : vous devez vous assurer au préalable qu'il est clean, motivé et surtout savoir si le reste du staff le connait ou non (comment décider le sort de quelqu'un alors qu'on ne le connait même pas ?). Pour connaître sa motivation, il vous suffit de demander quelques exigences telles qu'une lettre de motivation, ou une prise de parole pendant cinq minutes. Si cette personne a déjà fait ses preuves en vous aidant dans vos LAN passées, vous savez donc de quoi il est capable, donc le passage au vote est possible.

Après le vote, si le membre est accepté il doit lire et approuver les statuts de l'association et enfin faire une très brève présentation de ce type :Citation : Pas de titre

A partir de ce moment, le membre est intégré à l'association. Des procédures supplémentaires peuvent avoir lieu si par exemple, vous changez de trésorier (en informer la banque et lui donner un droit de regard) ou suivant vos statuts qui vous imposez ou non une cotisation.

La démission des membres

La démission peut se faire de deux façons : soit par le membre lui-même en soumettant une lettre de démission au Président ou à son Secrétaire soit par la direction de l'association par le biais du vote si on constate que le membre n'est plus capable d'endosser la responsabilité qu'on lui a confiée notamment par des absences prolongées (excusées ou non). Le membre est rarement présent lors de l'assemblée générale et s'il l'est, il est invité à quitter la réunion, puisqu'il a perdu ses "pouvoirs" donc il est devenu un étranger à l'association.

Certains associations posent en effet dans les statuts des cotisations mensuelles, disons régulières quoi. Dans ce cas, la démission prendra immédiatement effet si la cotisation n'a pas été payée (à la fin de l'échéance si vous en appliquez une).