Les bases d'Excel

C'est quoi, Excel ?

Excel est un tableur créé par la société Microsoft. Il a été conçu sous forme de cellules repérées grâce à l'adressage que l'on va voir bientôt.
Il est très utilisé pour faire des calculs, surtout des tableaux, et des graphiques.

Un peu de vocabulaire...

Un document Excel est appelé classeur.
Chaque classeur possède trois feuilles de calcul à la base, un peu comme des onglets ; on peut les voir en bas à gauche du classeur.

Certains d'entre vous ont déjà joué aux dames, ou à la bataille navale ?
Eh bien sur Excel, c'est à peu près la même chose.

L'adressage est là pour bien se repérer.

Une cellule est toujours repérée par deux symboles : un nombre et une lettre.
La lettre permet de repérer une cellule verticalement.
Le nombre permet de repérer une cellule horizontalement.

Si par exemple je vous dis : "repérez-moi la cellule E3", vous cherchez le E, ensuite vous descendez jusqu'à 3.

Vous devriez donc avoir ceci :





Pour résumer, on peut dire que l'adressage, c'est les coordonnées d'une cellule.

• Ça me servira pour vous indiquer dans quelles cellules il vous faudra travailler ;
• ça permet aussi d'indiquer à Excel les cellules concernées par ce que l'on veut faire. (Par exemple, si l'on veut faire une addition, il faudra lui indiquer les cellules qu'on veut additionner).

Maintenant, passons aux fonctions !

Création d'une feuille basique

Allez, on commence facile ! Ouvrez Excel, vous devriez voir ceci :


Pour commencer, on va se dire que l'on est en fin de trimestre, et que l'on veut nos notes.

En A1, tapez MATHS ; en B1, FRANÇAIS ; en C1, ANGLAIS ; en D1, PHYSIQUE ; et en E1, HISTOIRE.
Ensuite, en-dessous de chacune de ces matières, mettez des notes (environ 4).
Par exemple, prenons la matière MATHS : en A2, mettez 18 ; en A3, 19.5 ; en A4, 2 (non, je n'ai pas oublié de 0 ) ; et en A5, 12.
Faites ceci pour toutes les matières (en changeant les notes et en restant modestes ).



Vous devriez avoir quelque chose comme ça :



C'est bon ? Passons à la suite !

Opérations - En utilisant une formule

Additions

Bon, maintenant, on va faire quelque chose d'un peu plus compliqué.
... Y a quelqu'un ?

On va essayer de trouver le total des notes de MATHS avec une fonction.
Mettez (dans la cellule dans laquelle vous voulez voir le résultat) 18 + 13 + 19.5 + 12 ; appuyez sur Entrée, et là...
... ===> Ça n'affiche pas le résultat !



Pour toutes les opérations qu'on devra faire (ou du moins, pour la majorité), on devra prendre ce qui suit comme base :
=FONCTION(CELLULE1;CELLULE2)

Explications

Tout d'abord, on doit commencer par indiquer à Excel que ce qui suit est une fonction : on doit utiliser le signe =.
Ensuite, il faut lui indiquer quel type d'opération c'est. On ne lui donne pas le nom de l'opération (par exemple, addition), mais le nom du résultat (par exemple, somme).
Vous devez ensuite mettre le nom des cellules à additionner, entre parenthèses, séparées par un point-virgule.

Maintenant que je viens de vous expliquer tout ça, on va pouvoir commencer.

Si l'on veut calculer la somme des notes de MATHS, on doit d'abord indiquer à Excel qu'on veut faire une addition ; ensuite, on doit lui indiquer les cellules concernées.

Code : Autre

Et là, que voyez-vous ?
... ===> Votre résultat s'affiche !

Soustractions

On va soustraire A2 et A3.
Pas plus difficile :

Code : Autre

On attaque les multiplications !

Multiplications

Imaginons qu'on veuille multiplier A2 et A3.
C'est la même chose que pour les soustractions, il faut juste changer DIFFERENCE par...

Secret (cliquez pour afficher)

Code : Autre

Divisions

Cette fois-ci, ça sera QUOTIENT.



Ça nous donne donc :
Code : Autre

Chiffre maximum

Ce n'est pas très compréhensible dit comme ça, mais si je vous explique, je suis sûr que ça va aller mieux.
Si par exemple on a une liste de notes de MATHS et qu'on veut tirer la meilleure note sans comparer les chiffres un à un, on utilise cette fonction.

Ce n'est pas compliqué à faire non plus :

Code : Autre

Chiffre minimum

Pas plus compliqué que le chiffre max :

Code : Autre

Moyenne

On va faire la moyenne des notes de MATHS :
Code : Autre

Opérations - Sans fonctions

Il existe une autre méthode qui permet de faire exactement ce que l'on vient de faire, mais plus simplement.

Additions

Nous allons commencer par les additions.
Voyez ce code :

Code : Autre

Cela donne donc le même résultat que précédemment.

Soustractions

La même chose que pour les additions :

Code : Autre

Multiplications

On enchaîne avec les multiplications.
Code : Autre

Divisions

Et pour finir, les divisions.

Code : Autre

Le symbole :

Le symbole : est très utile lorsqu'il s'agit de faire une somme. Si je veux faire la somme des cellules allant de A1 à A10, je ne vais pas marquer A1 + A2... mais je vais marquer :

Code : Autre

Le symbole : veut dire jusqu'à.

Autres

Maintenant qu'on a vu les fonctions de type Opérations, on va voir d'autres sortes de fonctions.

Majuscules

Il existe une fonction pour mettre toutes les lettres en majuscules ; c'est un peu différent du reste, mais ça reste assez simple.

Code : Autre

PI

Il est assez compliqué de retenir le nombre PI en entier.
Excel dispose de cette fonction, voici le code à insérer :

Code : Autre

Racine

Cette fonction vous renvoie la racine carrée d'un nombre :

Code : Autre



Je ne peux pas vous énumérer toutes les fonctions existantes, en revanche, il existe dans le menu une liste de toutes les fonctions existantes.

Insertion > Fonction

Vous avez donc ceci :



Cliquez sur la fonction qui vous intéresse, puis vous verrez en dessous la forme à utiliser, puis une description de la fonction.
Si vous ne comprenez toujours pas à quoi sert la fonction, cliquez sur Aide sur cette fonction.

Une fenêtre s'ouvrira donc avec les explications :



Maintenant que vous savez faire le principal, on va s'attaquer aux tableaux !

Création d'un tableau

Un tableau sur Excel peut s'avérer très utile, pour une meilleure présentation, déjà, puis pour mieux se repérer, et éventuellement quand on souhaite imprimer sa feuille de calcul.

Un tableau basique

Pour commencer, on va faire simple.
Tout d'abord, reprenez votre fichier avec les notes, et sélectionnez tout.
Ensuite, cliquez là où vous le montre l'image :



Mettez votre souris sur Toutes les bordures et cliquez !
Et là... ===> Votre tableau apparaît enfin.

Améliorations

Évidemment, si !

Pour commencer, on va changer le style de la première ligne, là où il y a toutes les matières.
En effet, elle doit mieux apparaître car c'est la ligne principale.
Sélectionnez votre première ligne, allez dans l'icône pour les bordures et cliquez sur Bordures épaisses en encadrés.
Maintenant, elle ressort davantage, mais ça reste encore un peu moche, tout ça.

On va mettre une couleur de fond.


Pour cela, cliquez sur l'icône juste à côté de celle permettant de créer les bordures, et choisissez votre couleur de fond. Ça fait plus beau, là, non ?

Vous pouvez aussi changer la couleur de votre texte, pour cela, cliquez sur l'icône juste à côté de celui des couleurs de fond.
Vous pouvez encore améliorer vos bordures, il existe plusieurs manières (par exemple, en changeant la police).

Maintenant, vous pouvez imprimer et vous verrez votre magnifique tableau.

Étirer une cellule

Voici la représentation d'une cellule :
Vous voyez le petit carré en bas à droite de la cellule ? Cliquez dessus et tirez vers le bas, comme ceci :





Excel est un logiciel très puissant et cela va grandement nous faciliter la vie. Nous allons prendre un exemple pour mieux comprendre, remplissez la colonne A comme ceci :



On va maintenant calculer dans la colonne B, l'inverse des nombres contenus dans la colonne A. Dans la cellule B1, entrez :

Code : Autre

Ensuite, étirez la cellule jusqu'en B10, et voilà le résultat :



Magique ! Excel a tout calculé !
Regardons ce qu'il y a dans la cellule B2 :

Code : Autre

Et dans la cellule B3 :

Code : Autre

Quand on étire une cellule, Excel incrémente le numéro de la cellule (ou de la colonne).

Pour plus de propreté, on peut mettre le même nombre de décimales dans chaque cellule, pour cela : Sélectionner les cellules concernées > Clic droit > Format de cellule > Nombre et dans le menu à gauche, </police nom="impact">nombre > Nombre de décimales.</police>

Le cas d'une suite

Excel est aussi capable de continuer une suite logique : comment croyez-vous que j'ai fait pour avoir la colonne A dans l'exemple ci-dessus ? J'ai entré, dans la cellule A1, le chiffre 2 et dans la cellule A2, le chiffre 4. Ensuite, j'ai sélectionné les deux cellules et je les ai étirées, Excel a trouvé la suite et l'a continuée.

Bloquer une cellule

Reprenons notre exemple précédent, avec la colonne A1 contenant des nombres pairs de 2 à 20 et la colonne B contenant leurs inverses respectifs.
Nous allons maintenant créer une troisième colonne dans laquelle nous allons multiplier les nombres de la colonne B par un nombre contenu dans la cellule D1. Cependant, si nous mettons dans la cellule C1 :

Code : Autre
et qu'on étire, Excel va aussi incrémenter D1 ...

L'utilisation du $

On va donc bloquer la cellule D1 grâce à deux $, il va falloir entrer :

Code : Autre

En effet, le $ devant le D indique à Excel qu'il faut conserver la colonne D (et donc ne pas l'incrémenter) ; le $ devant le 1 indique à Excel qu'il faut conserver le 1 (ne pas l'incrémenter). On peut donc maintenant étirer notre cellule sans problème :

Récapitulatif

$D1	Bloque la colonne mais pas la ligne.
D$1	Bloque la ligne mais pas la colonne.
$D$1	Bloque la ligne et la colonne ; la cellule restera toujours la même quand on étirera.

Petit raccourci

Comme l'a suggéré conil26, il existe un petit raccourci pour aller plus vite pour bloquer les cellules : il s'agit de la touche F4.

Prenons un exemple :

Code : Autre
Pour bloquer la cellule B1, il faut la sélectionner dans la barre des formules. Un appui sur la touche F4 donnera ce résultat : $B$1, un second donnera : B$1, un troisième donnera : $B1 et enfin un quatrième débloquera totalement la cellule (B1).

Les graphiques

Un graphique vous permettra de voir l'évolution de notes, par exemple.

Il en existe plusieurs sortes :

• les courbes ;
• les histogrammes (bâtons verticaux) ;
• ...

Comme vous pouvez vous en douter, il y en a plein d'autres.
Prenons par exemple les courbes, il en existe plusieurs sortes : courbes en 3D, courbes 2D, ...

Quel type de graphique choisir ?

• Les courbes permettent de mieux de mieux appréhender une évolution ;
• les histogrammes une différence ;
• Les camemberts une répartition.

Il en existe d'autres, mais je vous ai cité les principaux.

Pour notre exemple, nous allons prendre les courbes.

Création du graphique

Cliquez à l'endroit où vous voulez voir apparaître votre graphique ; ensuite, sélectionnez les notes qui serviront de source au graphique.
Je m'explique.
Imaginons que je veuille un graphique qui montre mon évolution en MATHS : je clique à l'endroit où je veux voir mon graphique, puis, je sélectionne les notes de MATHS.



Allez dans le menu en haut et cliquez sur Insertion > Graphiques.
Puis choisissez le graphique qui vous convient ; dans notre cas, on va prendre Courbes (à gauche), et sélectionner la première image de courbe en haut à gauche.
Appuyez sur suivant.

Sélectionnez Colonnes à la place de Lignes si ce n'est déjà fait.
Allez dans l'onglet Série en haut de la fenêtre, puis cliquez sur Série 1, et dans Nom, juste à côté, marquez MATHS. Ensuite, cliquez sur suivant.
Vous avez devant vous une fenêtre avec plein d'onglets, mais il y en a seulement deux qui vont nous intéresser.

Titres

• Titre du graphique : bah là, pas compliqué, vous choisissez un nom à votre graphique ; mettez ce que vous voulez ;
• Axe des abscisses : pour ceux qui ne savent pas, l'axe des abscisses est l'axe horizontal ; pareil, mettez un nom pour cet axe. Pour ma part, je mets : Contrôle n° ;
• Axe des ordonnées : faites comme pour l'axe des abscisses sauf qu'ici, c'est l'axe vertical. Pour ma part, je mets Note /20.

Légendes

Là, ça va être plus rapide : sélectionnez l'endroit où vous souhaitez voir apparaître votre légende. Quant à moi, je laisse Droite.

Cliquez sur suivant, et choisissez si vous voulez voir votre graphique apparaître à la suite de vos notes ou sur la Feuille 2.
Pour ma part, je laisse en-dessous des notes, mais faites comme vous voulez.

Pour finir, cliquez sur terminer.

Et là, ... Magnifique, votre graphique apparaît !

Création d'un graphique pour toutes les notes

Maintenant, on va créer un graphique pour toutes nos notes.

Pour commencer, cliquez sur la cellule (case) où vous souhaitez voir apparaître votre graphique, ensuite, sélectionnez toutes vos notes.
Ensuite, Insertion > Graphique.
On va reprendre courbes comme type de graphique, et comme style, choisissez le premier de la première ligne.
Cliquez sur suivant.

Sélectionnez Colonnes car les notes de chaque matière sont disposées en colonnes et non en lignes.
Allez dans l'onglet Série.
Maintenant, il nous faut changer les noms "Série 1", "Série 2", "Série 3", "Série 4", "Série 5" par les noms de matières.

Série 1 > Regardez un peu plus à droite, vous voyez Nom : avec un champ texte. Entrez MATHS.
Série 2 > FRANÇAIS
Série 3 > ANGLAIS
Série 4 > PHYSIQUE
Série 5 > HISTOIRE

... puis cliquez sur Suivant.

Changez les titres et les légendes comme tout à l'heure, puis cliquez (encore ?) sur suivant.
Choisissez où vous voulez voir votre graphique (à la suite de votre page ou sur une nouvelle feuille), puis cliquez sur Terminer.



Au final, vous devriez avoir ceci :

Création d'un graphique en histogramme

Maintenant qu'on a vu comment faire un graphique avec des courbes, on va passer aux histogrammes.
Déjà, on va mettre une moyenne pour chaque matière, vous savez faire maintenant.
De mon côté, j'obtiens ceci :



Comme pour les graphiques précédents, vous allez sélectionner les notes de la ligne moyenne.
Ensuite, Insertion > Graphique.
Puis prenez le type de graphique que vous montre l'image :


Ensuite, cliquez sur suivant.
Sélectionnez colonnes.
Puis allez dans Série, et modifiez les Série 1, Série 2, Série 3, Série 4 et Série 5 par MATHS, FRANÇAIS, ANGLAIS, PHYSIQUE et HISTOIRE.

Maintenant, on va cliquer sur... suivant.
Là, je vous laisse personnaliser le tout comme bon vous semble.
Et on va (re)cliquer sur suivant, puis terminer.

Voilà ce que vous devez obtenir :

Création d'un graphique de type "nuage de points"

Intéressons-nous maintenant aux graphiques de type "nuages de points" ; on peut les utiliser pour afficher une évolution ou les résultats d'une expérience (par exemple, une série de mesures). Dans ce cas, l'utilisation d'une courbe serait inutile, même malvenue, car nous ne connaissons que les points et non toutes les valeurs (comme dans une fonction).

Donc en général, on a deux colonnes : une pour l'abscisse et une pour l'ordonnée. Ce qu'il est important de savoir : on met la colonne des abscisses à gauche et celle des ordonnées à droite, Excel va le "comprendre" automatiquement, on peut le modifier par la suite en faisant : clic droit sur le graphe > Sélection des données , mais pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple...

Un petit exemple

En abscisse : le temps.
En ordonnées : une série de mesure.

La courbe de tendance

Enfin, une dernière chose : la courbe de tendance. Excel va tracer la courbe de tendance de votre courbe, c'est-à-dire la droite qui va passer au plus près de tous les points. Pour cela, il suffit de faire un clic droit sur un des points de votre graphe et ensuite Ajouter une courbe de tendance. Vous pouvez choisir d'afficher l'équation de cette droite / courbe (très utile) en cochant la case correspondante.
Un exemple :

1

=B1*C$1*D$1