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Mise en forme du document

Par MichelMartin

Mise à jour : 29/04/2011

Difficulté : Facile Facile

7 683 visites depuis 7 jours, dont 672 sur ce chapitre classé 30/786

Dans le chapitre 4, vous avez appris à mettre en forme le texte (police, taille des caractères, couleur des caractères et de surlignage, etc.) et les paragraphes (alignement, espacement, indentation, bordure, etc.) d'un document. Dans ce chapitre, nous allons nous intéresser à la mise en forme du document lui-même, à travers l'utilisation de thèmes, mais aussi en utilisant les possibilités de mise en page "manuelles" de Word.

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Sommaire du chapitre :

Utilisation de thèmes
Mise en forme des sections
Mise en forme des pages
Q.C.M.

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Utilisation de thèmes

Dans les chapitres précédents, vous avez appris à :

créer un nouveau document à partir d'un modèle (chapitre 2) ;
modifier la mise en forme du texte et des paragraphes (chapitre 4) ;
utiliser des styles pour uniformiser le contenu d'un document (chapitre 6).

Que diriez-vous de pouvoir modifier l'aspect du document en quelques clics, en utilisant des réglages prédéfinis qui affectent les couleurs, les polices et les effets ? Cette prouesse réside dans l'utilisation de thèmes. Commencez par télécharger le document themes.docx et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi tester l'effet des thèmes par vous-même.

Télécharger le document themes.docx

Voici un même document basé sur plusieurs thèmes. Comme vous pouvez le voir, le rendu final est très différent d'un thème à l'autre.

Utiliser un thème prédéfini

Par défaut les documents Word utilisent le thème Office. Pour choisir un autre thème, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Thèmes dans le groupe Thèmes et faites votre choix dans les thèmes proposés :

Il suffit de pointer un des thèmes proposés pour prévisualiser son effet sur le document.

Entraînez-vous à modifier le thème dans le document themes.docx, téléchargé en début de section.

Modification d’un thème

Les icônes Couleurs, Polices et Effets du groupe Thèmes permettent de modifier les couleurs, les polices et les effets spéciaux du thème actuellement utilisé.

Les couleurs et les polices peuvent être choisies dans le menu ou définies par vos propres moyens en sélectionnant Nouvelles couleurs de thème ou Nouvelles polices de thème dans le menu.

Ici encore, testez les effets de ces trois réglages sur le document themes.docx, téléchargé en début de section. Choisissez par exemple un jeu de couleurs Cravate noire et des polices Austin.

Sauvegarde d’un thème modifié

Après avoir modifié un thème en utilisant les icônes Couleurs, Polices et Effets, vous voudrez certainement le sauvegarder pour pouvoir le réutiliser dans d'autres documents. Cliquez sur Thèmes, sur Enregistrer le thème actif et donnez un nom au nouveau thème.
Le thème enregistré est directement accessible dans la partie supérieure du menu Thèmes.

Les thèmes personnels peuvent à tout moment être supprimés : cliquez sur l'icône Thèmes, cliquez du bouton droit sur le thème à supprimer, sélectionnez Supprimer dans le menu et validez en cliquant sur Oui.

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Mise en forme des sections

Comme nous l'avons vu dans le chapitre 2, les sections occupent le plus haut niveau hiérarchique dans la pyramide caractère, paragraphe, page et section. Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir dans quel cas les utiliser et à quel point elles peuvent se révéler incontournables.

Pour vous entraîner, je vous suggère de télécharger le document sections.docx en cliquant sur le lien suivant et de l'ouvrir dans Word.

Télécharger le document sections.docx

Que sont les sections ? Que peuvent-elles m’apporter ?

La plupart d'entre vous n'a sans doute jamais entendu parler des sections dans Word. En fait, ce concept n'est utile que dans certains cas bien précis. Imaginez par exemple que vous ayez à réaliser ce document :

Le texte des pages 1 et 3 est affiché dans une seule colonne, alors que le texte de la page 2 est réparti sur trois colonnes. Pour parvenir à ce résultat, une seule solution : vous devez créer une section limitée à la page 2 du document.

Dans quels cas dois-je utiliser des sections ?

L'utilisation de sections sera nécessaire dans les cas suivants :

numérotation partielle des pages d'un document ;
numérotation de certaines lignes dans le document ;
plusieurs colonnes dans une partie du document ;
utilisation de plusieurs en-têtes et pieds de page.

Et dans d'autres domaines du même type, pour lesquels le document doit être divisé en plusieurs blocs qui ont chacun des caractéristiques de mise en page différentes.

Définir des sauts de section

Placez le point d'insertion à l'endroit précis où vous voulez insérer un saut de section. Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur Sauts de page dans le groupe Mise en page et choisissez le type du saut de section à utiliser en cliquant sur une des entrées affichées sous Sauts de section.

Le saut de section peut :

Renvoyer à la page suivante (Page suivante) ;
Se faire dans la même page, sans occasionner de saut de page (Continu) ;
Renvoyer à la page paire suivante (Page paire) ;
Renvoyer à la page impaire suivante (Page impaire).

Numéroter les pages d’un document

La numérotation des pages d'un document est vraiment aisée :

Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban.
Cliquez sur Numéro de page.
Choisissez la position des numéros de page (Haut de page ou Bas de page) et cliquez sur un des numéros proposés.

A titre d'exemple, numérotez les pages du document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt. Numérotez ses pages en adoptant une numérotation de type Cercle dans le bas de page. Vous devriez obtenir quelque chose comme ceci :

Jusqu'ici, tout va bien ! Alors, corsons un peu les choses

Imaginez que vous devez numéroter les pages d'un document. Facile me direz-vous ! Oui, mais pas toutes les pages : seulement celles situées entre les pages 3 et 7. La page 3 devra porter le numéro de page 1, la page 4 le numéro de page 2, et ainsi de suite jusqu'à la page 7 qui devra porter le numéro de page 5. Vous utiliserez le document sections.docx, téléchargé un peu plus tôt.

Une idée de la méthode à employer ?
Etant donné que nous sommes en train de parler des sections, eh bien ... nous allons utiliser des sections !

Insérez un saut de section continu au début de la page 3 et un autre au début de la page 8.
Placez le point d'insertion entre les pages 3 et 7.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban et insérez un numéro de page.

Mais que se passe-t-il ? Toutes les pages sont numérotées !

Par défaut, toutes les sections du document sont liées. Si vous numérotez une section, les autres le seront également ! Vous devez donc désolidariser les trois sections du document.

Double-cliquez dans le bas de page de la page 3, puis cliquez sur Lier au précédent (groupe Navigation, sous l'onglet Création du Ruban).
Recommencez la même manipulation, mais cette fois-ci en double-cliquant sur le bas de page d'une des pages de la troisième section. Par exemple la page 8.

Mais que se passe-t-il ? Les sections ne sont plus liées et pourtant les numéros de pages sont toujours là ?

Il vous faut encore dire à Word que les sections 1 et 3 ne doivent pas être numérotées. Pour ce faire, placez le point d'insertion dans une des pages de la section 1, basculez sur l'onglet Insertion, cliquez sur Numéro de page et sélectionnez Supprimer les numéros de page dans le menu. Faites de même en plaçant le point d'insertion dans une des pages de la section 3.

Pour en terminer avec cet exercice, vous allez demander la numérotation à partir du numéro 1.
Placez le point d'insertion dans une page de la section 2. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Numéro de page et sélectionnez Format des numéros de page dans le menu. Sélectionnez l'option A partir de, inscrivez 1 dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Les pages 3 à 7 sont immédiatement numérotées 1 à 5.

Numérotation de lignes dans un document

Si ce n'est pas déjà fait, téléchargez le document sections.docx en cliquant sur le lien ci-après et ouvrez-le dans Word.

Télécharger le document sections.docx

Pour numéroter toutes les lignes d'un document, basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Numéros de lignes et sélectionnez une commande dans le menu.

Là où les choses se corsent, c'est quand seulement quelques lignes doivent être numérotées !
Si vous avez suivi l'exemple décrit dans la section précédente, vous avez certainement une vague idée de la technique à utiliser. Vous devez :

Insérer un saut de section avant la première ligne à numéroter et un autre après la dernière ligne.
Placer le point d'insertion entre les deux sauts de section.
Lancer la commande de numérotation de ligne (Numéros de lignes/Continu, dans le groupe Mise en page, sous l'onglet Mise en page du Ruban).

Une bonne surprise : Il n'est pas nécessaire de désolidariser les sections, comme dans l'exemple précédent

Par exemple, pour numéroter les lignes 4 à 10 de la page 4, vous devrez insérer un saut de section continu au début de la ligne 4 et un autre au début de la ligne 11, puis lancer la commande de numérotation de ligne. L'effet obtenu devrait être le suivant :

En-têtes et pieds de pages

Précédemment dans ce mini-tuto, nous avons parlé des en-têtes et pieds de pages pour montrer comment numéroter les pages d'un document. Saviez-vous que ces bandes horizontales, affichées dans les parties supérieure et inférieure des pages, peuvent contenir bien d'autres informations, comme par exemple le titre du document, la date et l'heure de l'impression, le logo de la société, etc. ?

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, vous pouvez utiliser les icônes En-tête et Pied de page du Ruban (groupe En-tête et pied de page, onglet Insertion).

Une fois l'en-tête ou le pied de page inséré, vous pouvez modifier les éléments qui le constituent en cliquant dessus et en tapant du texte au clavier.

Les en-tête et pied de page n'apparaissent qu'en mode d'affichage Page et Lecture Plein écran. Le texte du document et l'en-tête/le pied de page ne peuvent pas être actifs en même temps. Pour passer de l'un à l'autre, double-cliquez sur l'endroit à atteindre. Les éléments non actifs apparaissent en grisé. Ici par exemple, c'est l'en-tête qui est active. Deux indices nous mettent sur la voie : le point d'insertion, à gauche du "T" et le texte du document, qui est affiché en grisé.

Une fois l'en-tête/le pied de page choisi via les icônes En-tête et Pied de page du Ruban, vous pouvez le personnaliser en utilisant l'onglet Création du Ruban.

Vous pouvez par exemple :

insérer la date et l'heure actuelle ;
ajouter une image ou une image clipart ;
choisir un autre en-tête ou un autre pied de page ;
insérer une tabulation pour positionner horizontalement des éléments ;
définir l'espacement entre le haut de la page et l'en-tête, et entre le bas de la page et le pied de page.

Si nécessaire, il est possible de définir un en-tête/pied de page différent sur la première page du document. Pour cela, cochez la case Première page différente (groupe Options, onglet Création). Définissez ensuite l'en-tête/pied de page de la première page, puis l'en-tête/pied de page d'une des pages suivantes.

De même, les en-têtes/pieds de pages peuvent être différents sur les pages paires et impaires du document. Cochez pour cela la case Pages paires et impaires différentes (groupe Options, onglet Création). Définissez alors l'en-tête/pied de page d'une page paire, puis l'en-tête/pied de page d'une page impaire.
A titre d'exemple, nous allons utiliser les contrôles du Ruban (onglets Insertion et Création) pour définir l'en-tête suivante. Ici, la police utilisée est "Calibri 22 points" et l'illustration est une image clipart qui répond au mot "document".

La définition de l'en-tête se fait en cinq étapes :

L'en-tête est définie à partir d'un modèle Vide : sélection de l'onglet Insertion dans le Ruban, clic sur l'icône En-tête dans le groupe En-tête et pied de page et sélection du modèle Vide.
L'image est insérée en cliquant sur l'icône Images clipart (onglet Création, groupe Navigation). Le mot utilisé pour la trouver est "document". Une fois trouvée puis insérée dans l'en-tête, elle est redimensionnée pour obtenir la taille désirée. La manipulation d'images n'a pas encore été abordée. Sans vouloir être exhaustif, sachez qu'une des techniques permettant de redimensionner une image consiste à cliquer dessus, à positionner le pointeur sur un de ses angles, puis à déplacer cet angle vers l'intérieur de l'image jusqu'à obtenir les dimensions souhaitées.

Ecrivez le texte ETAT D'AVANCEMENT. Affectez-lui la police Calibri et la taille 22 points.
Insérez la date du jour avec l'icône Date et heure (groupe Insérer, onglet Création). Affectez-lui la police Calibri et la taille 22 points.
Insérez une tabulation d'alignement Centre devant ETAT D'AVANCEMENT et une tabulation d'alignement Droite devant la date avec l'icône Insérer une tabulation d'alignement (groupe Position, onglet Création).

La solution peut être téléchargée en cliquant sur le lien ci-dessous.

Télécharger le document entete.docx

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Mise en forme des pages

Nous allons maintenant nous intéresser à la mise en forme des pages du document. Dans les lignes qui suivent, vous apprendrez à définir une page de garde, à modifier la taille, le format et les marges du document, à insérer des filigranes et bien d'autres choses encore…

Page de garde

Pour améliorer l'allure d'un long document (mémoire, compte-rendu, eBook, etc.), vous pouvez insérer une page de garde avant chaque chapitre ou au début du document. Cette opération est particulièrement simplifiée dans Word 2010, puisqu'elle ne nécessite que trois clics de souris et un peu de saisie au clavier.
Positionnez le point d'insertion à l'endroit où doit être insérée la page de garde. Basculez sur l'onglet Insertion du Ruban. Cliquez sur Page de garde et choisissez une des pages de garde proposées par Word.

Une fois la page de garde insérée, cliquez tour à tour sur les différentes zones de texte et insérez le texte désiré. Ici par exemple, j'ai choisi une page de garde Austin. Quatre zones de texte doivent être personnalisées.

Taille, orientation et marges du document

En règle générale, en France, les documents papier ont une taille A4. Ils mesurent 21 centimètres de large sur 29,7 centimètres de haut. Dans certains cas (impression d'enveloppes ou de cartons d'invitation, réalisation d'eBooks de plus petite taille, etc.), il peut être nécessaire d'utiliser une taille différente. Pour choisir la taille des feuilles, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur Taille et choisissez une taille dans la liste.

J'utilise un papier spécial dont les dimensions n'apparaissent pas dans la liste. Est-ce que Word peut s'adapter à ce papier ?

N'ayez crainte : Word peut imprimer sur n'importe quelle taille de papier … à condition d'avoir l'imprimante qui va avec ! Choisissez Autres tailles de papier dans le menu, définissez les dimensions du papier et validez en cliquant sur OK.

L'orientation du papier est choisie en cliquant sur l'icône Orientation (groupe Mise en page, onglet Mise en page) :

Enfin, les marges sont choisies en cliquant sur l'icône Marges (groupe Mise en page, onglet Mise en page) :

Si vous ne définissez pas les marges du document, elles seront par défaut "Normales", c’est-à-dire égales à 2,5 cm en haut, en bas, à gauche et à droite. Libre à vous de choisir des marges plus étroites ou plus larges en fonction des besoins.
Les marges En miroir sont à réserver aux documents qui doivent être reliés. Ainsi, les pages paires et impaires n'ont pas la même marge "intérieure".

Si les différentes marges proposées par défaut ne sont pas suffisantes, cliquez sur Marges personnalisées er définissez les marges dans les zones de texte Haut, Bas, Gauche et Droite.
Enfin, si le document doit être relié, définissez la marge de reliure et la position de la reliure dans les zones correspondantes.

A titre d'exemple, vous pouvez créer le document suivant :

Pour cela, définissez un nouveau document et modifiez ses caractéristiques comme suit : taille A5, format Paysage, marges Etroites. Insérez une page de garde Moderne et personnalisez ses zones de texte pour obtenir le résultat de la figure précédente.

Arrière-plan de page

L'arrière-plan d'un document Word est par défaut de couleur blanche. Si vous êtes amené à réaliser des cartons d'invitation, des documents publicitaires ou encore … des pages Web, vous voudrez peut-être donner un aspect moins conventionnel à vos créations en utilisant une couleur ou un dégradé d'arrière-plan.
Basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Couleur de page dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez une couleur dans le menu.

Si les couleurs proposées ne sont pas suffisantes, cliquez sur Autres couleurs et choisissez une couleur sous l'onglet Standard, ou sous l'onglet Personnalisées.

L'onglet Personnalisées offre un avantage indéniable : il permet de choisir la couleur en entrant ses composantes Rouge/Vert/Bleu ou Teinte/Saturation/Luminance.

Filigranes

Les filigranes sont des marques semi-transparentes qui se distinguent dans la trame de certains papiers. Dans les billets de banque par exemple. Si Word 2010 (ou plutôt l'imprimante) n'est pas en mesure de créer de "vrais" filigranes, il est cependant possible de les simuler en insérant un texte ou une image en arrière-plan des pages d'un document.
Sélectionnez l'onglet Mise en page dans le Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane dans le groupe Arrière-plan de page et choisissez un filigrane dans le menu.

Il faut bien l'avouer, les filigranes proposés dans le menu sont assez limités. Heureusement, quelques clics vont suffire pour en créer d'autres, parfaitement adaptés à chaque situation.
Si ce n'est pas déjà fait, basculez sur l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Filigrane du groupe Arrière-plan de page et sélectionnez Filigrane personnalisé dans le menu.

Les filigranes peuvent être constitués de texte ou d'images.

Texte en filigrane : sélectionnez l'option Texte en filigrane et complétez les éléments demandés (texte, police, taille, couleur et disposition).
Image en filigrane : sélectionnez l'option Image en filigrane, cliquez sur Sélectionner Image et désignez l'image à utiliser.

En choisissant une taille Auto, le filigrane occupe toute la largeur utile (c'est-à-dire la largeur, diminuée des marges) du document. La case Translucide devrait être cochée pour que le filigrane reste discret. A vous de faire quelques essais et de choisir les réglages les plus appropriés.

Bordures de page

Il est parfois nécessaire d'encadrer toutes ou certaines pages d'un document. Par exemple pour créer un carton d'invitation, ou encore pour donner du relief à une page importante du document. Cette opération est réalisée en cliquant sur l'icône Bordures de page (groupe Arrière-plan, onglet Mise en page).

Dans la boîte de dialogue affichée, choisissez :

Le type, le style, la couleur, la largeur et éventuellement le motif de la bordure.
Les côtés sur lesquels doit apparaître la bordure.
La portée de la bordure (tout le document, seulement la section courante, etc.).
La position de la bordure par rapport aux bords de la feuille.

Puis cliquez sur OK pour appliquer la bordure.

Multicolonnage

Définir un multicolonnage consiste à ... répartir du texte sur plusieurs colonnes. Cette technique effraie beaucoup d'utilisateurs de Word et pourtant, elle a été simplifiée à l'extrême dans Word 2010 !
Pour vous entraîner tout au long de cette section, je vous suggère de télécharger le document lipsum.docx en cliquant sur le lien qui suit et de l'ouvrir dans Word.

Télécharger le document lipsum.docx

Basculez sur l'onglet Mise en page dans le Ruban. Cliquez sur l'icône Colonnes et choisissez un type de multicolonnage.

L'intégralité du document est immédiatement répartie sur deux ou trois colonnes, en fonction de l'élément choisi dans le menu.

D'accord ! C'est très facile, mais comment faire si je veux 4 colonnes, un espacement entre les colonnes de 0,45 cm et une ligne séparatrice entre les colonnes ?

Qu'à cela ne tienne ! Cliquez sur Colonnes et choisissez Autres colonnes dans le menu. Une boîte de dialogue est affichée.

Indiquez le nombre de colonnes souhaité dans la zone Nombre de colonnes, la largeur et l'espacement des colonnes dans le groupe d'options Largeur et espacement, et cochez la case Ligne séparatrice. Un clic sur OK et le texte s'adapte aux nouveaux paramètres.

Tout ça c'est bien joli, mais comment faire si je veux que le multicolonnage ne s'applique qu'à une partie du document ?

Est-ce que je dois vraiment répondre à cette question ? Réfléchissez un peu ...
Eurêka ! En insérant des sauts de section de part et d'autre du bloc sur lequel doit se faire le multicolonnage bien sûr ! Dans l'exemple suivant, deux sauts de section continus ont été insérés avant et après le texte à répartir sur plusieurs colonnes. Le point d'insertion a été placé dans la section 2 et l'icône Colonnes (groupe Mise en page, onglet Mise en page) a été utilisée.

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Arrivés au terme de ce chapitre, vous savez :

utiliser des thèmes pour mettre en forme rapidement un document,
définir les caractéristiques des pages : taille, orientation, marges, filigranes, etc.
créer des sections, lorsque cela est nécessaire, pour utiliser plusieurs mises en page dans un même document.

Il est temps de mettre en pratique tout ce que vous avez appris dans un TP.

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3 commentaires pour "Mise en forme du document"

Note moyenne : 3.46 / 4 (185 votes)

Pseudo	Commentaire
levur	# Posté le 05/02/2011 à 20:07:56
Études : BTS IG Paris	Salut bon tuto mais tu a mis un peu trop de façon execive tes images et ça ralentie l'affichage de ta
Ramona	# Posté le 09/05/2011 à 16:22:11
┌\|°з°\|┘ Blog Twitter close Ville : Québec Pays : Canada Études : Université Laval	Quand je pense que je viens de passer une heure à chercher comment faire pour que ma numérotation ne débute qu'à la page 6 et pas avant... Et surtout que mon premier réflexe n'a pas été de regarder sur le SdZ, je mérite le lynchage. Merci pour ce très bon tuto! I'm a Deviant "Our national anthem is called Glory to [Insert Name Here]"
CitizenX	# Posté le 17/05/2012 à 20:29:41
	Bonjour, Concernant l’utilisation des thèmes (début du chapitre) : 1/ Pourquoi chaque thème possède-t-il autant de couleurs paramétrables (Texte/arrière-plan - Sombre 1 ; Texte/arrière-plan - Clair 1 ; ... ; Accentuation 1 ; Accentuation 2 ; ...) ? A quoi correspondent exactement toutes ces couleurs ? Puisque apparemment la couleur thème n’agit que sur le titre et sous-titre si j’ai bien compris ( ?). 2/ Je ne parviens pas à utiliser la fonction « Effets du thème ». J’ai beau modifier « l’effet de thème » d’un document Word, aucune modification ne se produit dans ce document. Merci si vous pouvez m’éclairer sur ces deux points. CX