Découverte et lancement de Word

A moins que vous n'ayez vécu en ermites depuis des années, vous avez forcément entendu parler de Word, le traitement de texte vedette de Microsoft. Apparu en 1989 sur les ordinateurs PC fonctionnant sous Windows 3.0, Word en est aujourd'hui à sa version 2010.


Si la fonction de base de Word n'a pas changée depuis toutes ces années, à savoir "saisir, mettre en forme, imprimer et conserver des documents contenant du texte", il faut dire que les choses ont bien évoluées. Aujourd'hui, les documents Word sont capables de contenir bien plus que du texte. Il est ainsi possible d'y insérer des illustrations, des photos, des graphiques, des effets typographiques, des liens qui renvoient vers d'autres documents ou encore, qui permettent d'envoyer un message électronique à la personne qui a écrit le document.
En 1993, Microsoft Word a été intégré à la famille Microsoft Office. Cette "suite logicielle" est composée de plusieurs applications Microsoft, dont les fameux Word et Excel. Depuis, les différentes versions de Word sont en symbiose avec les autres applications de la suite, et en particulier avec le tableur Microsoft Excel, qui permet d'insérer très simplement des graphiques de tout type dans un document Word pour illustrer des séries de données numériques.
Au fil des pages, ce tutoriel va passer en revue les immenses possibilités de Word 2010 et vous montrer comment réaliser des documents de grande qualité.

De nombreuses raisons peuvent vous inciter à utiliser Word 2010. En voici quelques-unes :

• Si vous achetez un nouvel ordinateur, il y a de grandes chances pour qu'une version d'évaluation ou limitée en fonctionnalités soit préinstallée. Dans le premier cas, toutes les fonctionnalités des applications de la suite Office, et en particulier de Word, sont disponibles pendant une durée limitée à 60 jours. Dans le deuxième cas, une version limitée d'Office, dite "Edition Starter", est disponible sans limite de temps. Composée des applications Word et Excel, c'est-à-dire des deux applications les plus utilisées de la suite Office, plusieurs fonctionnalités ont été supprimées de l'édition Starter et une bannière de publicité est affichée dans le volet droit de l'application.
• Vous avez déjà utilisé une version précédente de Word et vous voulez aller plus loin en faisant l'acquisition de la toute nouvelle version en date.
• Vous voudriez appliquer des effets spéciaux sur certains éléments textuels inclus dans vos documents, sans pour autant devenir un expert du domaine, ni passer plusieurs heures dans cette tâche.
• Vous manipulez des documents longs et vous voudriez pouvoir vous déplacer rapidement par titres, pages, textes ou objets.
• Vous travaillez sur des documents écrits en plusieurs langues et vous voudriez traduire aisément des mots ou des phrases.
• Vous voudriez partager vos documents avec des amis et des collègues, voire même travailler à plusieurs sur certains documents.

La façon la plus conventionnelle de lancer Word consiste à utiliser le menu Démarrer. Cliquez successivement sur Démarrer, Tous les programmes, Microsoft Office puis Microsoft Word 2010.






Si vous utilisez Windows 7 ou Vista, vous pouvez également cliquer sur Démarrer, taper Word dans la zone de recherche puis cliquer sur Microsoft Word 2010, dans la partie supérieure du menu Démarrer.






Si vous utilisez fréquemment Word, son icône est peut-être directement disponible dans la partie gauche du menu Démarrer. Dans ce cas, il suffit de cliquer dessus pour lancer l'application.






Enfin, si une icône de Word se trouve sur le Bureau de Windows, vous pouvez double-cliquer dessus pour ouvrir l'application.

Pour bien utiliser Word, il est important d'appréhender son "interface", c'est-à-dire les divers éléments qui constituent la fenêtre de l'application.

La zone de travail

La zone de saisie du document occupe la partie centrale de la fenêtre. Une barre verticale clignotante, appelée "point d'insertion", indique l'endroit où sera entré le prochain caractère tapé au clavier. Si la zone de saisie n'est pas assez étendue pour afficher la totalité du document, vous pouvez utiliser les barres de défilement verticale et horizontale pour vous déplacer dans le document.

La barre d’outils Accès rapide

La barre d'outils Accès rapide est située dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre. Elle permet d'accéder en un clic aux fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent. Par défaut, elle contient trois icônes :

• Enregistrer, pour enregistrer le document en cours d'édition ;
  
• Annuler pour annuler la ou les dernières actions ;
  
• Répéter pour répéter la ou les dernières actions.
  

Cette barre d'outils peut être personnalisée. Ainsi, vous pouvez y ajouter de nouvelles icônes et/ou supprimer les icônes existantes. Cliquez sur la petite flèche affichée à droite de la barre d'outils Accès rapide.
Dans le menu, les entrées précédées d'une coche correspondent aux icônes présentes dans la barre d'outils :



Pour ajouter une nouvelle icône, il vous suffit de cliquer sur la commande correspondante. Par exemple, cliquez sur Ouvrir pour ajouter l'icône Ouvrir à la barre d'outils Accès rapide.



Pour supprimer une icône de la barre d'outils Accès rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer de la barre d'outils Accès rapide dans le menu.



Les commandes affichées en cliquant sur la flèche de la barre d'outils Accès rapide ne sont pas les seules qui peuvent y être ajoutées. Nous reviendrons en détail sur la personnalisation de cette barre d'outils un peu plus loin dans ce tutoriel.

Le Ruban

Le Ruban a fait son apparition dans la suite Office 2007. Aujourd'hui, Microsoft l'a étendu à toutes les applications de la suite Office 2010. Destiné à faciliter la vie aux utilisateurs, il a marqué une rupture qui a rapidement dérouté tous ceux qui étaient habitués à utiliser un système de menus depuis les premières versions de Word.
Personnellement, après plus de trois ans d'utilisation du Ruban, je pense que Microsoft a bien fait les choses et que, si vous voulez bien passer quelques temps à en apprendre les rouages, vous aussi ressortirez gagnants de l'histoire.

Première approche et fonctionnement général

Le Ruban est constitué d'onglets, de groupes et d'icônes.



Un seul onglet peut être actif à la fois. Les icônes affichées dans le Ruban sont celles de l'onglet actif. Par exemple, dans la figure précédente, ce sont les icônes de l'onglet Accueil qui sont accessibles à l'utilisateur.
Les groupes thématiques sont constitués de plusieurs icônes qui ont un rapport les unes avec les autres. Par exemple, dans l'onglet Accueil, le groupe Police contient des icônes en rapport avec la police du texte sélectionné ou du mot dans lequel se trouve le point d'insertion.



Vous pouvez ainsi choisir la police, la taille et les attributs des caractères : gras, italique, souligné, couleur, indice, exposant, etc.
Certaines icônes ont un effet immédiat lorsque vous cliquez dessus. Ainsi par exemple, dans le groupe Police, il vous suffit de cliquer sur l'icône Gras pour que le texte sélectionné apparaisse en gras dans le document.
Certaines icônes sont suivies d'une petite flèche orientée vers le bas. Cliquez sur l'icône pour utiliser la fonction qui lui est rattachée. Cliquez sur la flèche pour accéder à des fonctionnalités complémentaires.



Dans la partie inférieure droite de certains groupes, une petite icône donne accès à des fonctionnalités complémentaires. Vous cliquerez sur cette icône si la fonctionnalité à atteindre n'est pas directement disponible dans le Ruban.

A quoi s’appliquent les contrôles du Ruban ?

Eh bien … tout dépend des contrôles !

• Certains contrôles concernent le document dans son intégralité. C'est par exemple le cas des contrôles de l'onglet Mise en page, qui définissent la mise en page du document.
  
• D'autres s'appliquent au point d'insertion. Ainsi par exemple, les icônes de l'onglet Insertion permettent d'insérer un élément à l'emplacement du point d'insertion.
  
• Enfin, d'autres concernent l'élément sélectionné, qu'il s'agisse d'un texte, d'une image ou d'un autre élément. C'est par exemple le cas des icônes de l'onglet Accueil.
  

Comme vous le voyez, il n'est pas possible de répondre d'une façon unique à cette question. Quoi qu'il en soit, les réponses sont la plupart du temps logiques et faciles à déduire.

Comment s’y retrouver dans le Ruban ?

Comme nous l'avons dit précédemment, le Ruban est composé d'onglets, de groupes et d'icônes. Tout ce petit monde cohabite de façon hiérarchique.
L'onglet Accueil contient les groupes et icônes que vous avez le plus de chance d'utiliser couramment. Si vous voulez accéder à une fonctionnalité dont l'icône n'est pas disponible dans l'onglet Accueil, posez-vous la question suivante : Qu'est-ce que je veux faire au juste ?
En effet, chaque onglet correspond à des actions différentes.

Vous voulez	Allez dans l'onglet
Agir sur la mise en forme du document (polices, paragraphes, styles)	Accueil
Insérer un élément dans le document	Insertion
Agir sur la mise en page du document	Mise en page
Insérer une référence (note de bas de page, citation, index, etc.)	Références
Réaliser un publipostage	Publipostage
Travailler en collaboration avec d'autres personnes sur le document	Révision
Agir sur l'affichage du document sur l'écran	Affichage

Si certains termes de ce tableau ne vous sont pas familiers, ne désespérez pas : plus votre connaissance de Word s'améliorera, mieux vous serez à même de comprendre ces termes et d'en voir toutes les implications…

Si vous avez connu Word 2003 ou XP… comment ne pas perdre pied dans Word 2010 ?

Vous avez décidé de franchir le pas en passant de Word 2003 à Word 2010 ? Félicitations ! Cependant, vous vous trouvez complètement perdu devant l'absence du système de menus et l'apparente complexité du Ruban ? N'ayez crainte, Microsoft a pensé à vous. Rendez-vous sur la page Microsoft dédiée et cliquez sur Ouvrir le guide Word. Après quelques instants, vous vous trouvez face à une fenêtre de Word 2003 affichée dans votre navigateur.
Pour trouver l'icône Word 2010 qui correspond à une commande de menu Word 2003, il vous suffit de dérouler le menu correspondant et de pointer la commande. Comme le montre la figure suivante, la commande Word 2003 Image/A partir du fichier dans le menu Insertion est accessible dans Word 2010 en basculant sur l'onglet Insertion et en cliquant sur Image dans le groupe Illustrations.



Il est également possible de connaître l'équivalent Word 2010 des icônes affichées dans les barres d'outils de Word 2003. Pour cela, il suffit de pointer l'icône de votre choix. Comme le montre la figure suivante, l'icône Word 2003 Colonnes est équivalente à l'icône Colonnes du groupe Mise en page, dans l'onglet Mise en page du Ruban.



Pour assurer la transition entre Word 2003 et Word 2010, vous pouvez si nécessaire installer l'application sur votre ordinateur. Cliquez sur Installer et conformez-vous aux indications données par l'Assistant d'installation. Quelques instants plus tard, l'application sera accessible avec le menu Démarrer et/ou par une icône déposée sur le Bureau de Windows.
Lorsque vous serez plus à l'aise avec Word 2010, vous pourrez désinstaller cette application. Cliquez sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Dans la fenêtre du Panneau de configuration, cliquez sur Désinstaller un programme. Repérez l'entrée Interactive Word menu to ribbon guide dans la liste. Cliquez dessus puis cliquez sur Désinstaller pour procéder à la désinstallation.



Si l'application dont nous venons de parler ne vous convient pas, vous pouvez également télécharger une feuille de calcul Excel qui donne toutes les concordances entre les commandes de menu de Word 2003 et les icônes du Ruban de Word 2010.
Affichez la page Web Savoir où se trouvent les commandes de menu et de barre d'outils dans Office 2010. Cliquez sur le lien Obtenir les classeurs de référence des correspondances menu-Ruban, sur l'icône Word 2010 : classeur Excel 2010, puis sur l'icône Télécharger. Le classeur contient autant de feuilles que de menus dans Word 2003. Sélectionnez la feuille correspondant au menu dont vous voulez connaître les équivalents et déplacez la fenêtre de visualisation jusqu'à ce que vous atteigniez la commande recherchée.

Utiliser des raccourcis clavier pour accéder au Ruban

Certaines icônes du Ruban sont accessibles par une combinaison de touches au clavier. Pour savoir si un raccourci clavier est associé à une icône en particulier, il suffit de pointer cette icône avec la souris. S'il existe, l'éventuel raccourci clavier est affiché dans une bulle d'aide, juste à côté du pointeur.



Si vous n'êtes pas habitué à l'utilisation de raccourcis clavier, sachez qu'un raccourci est généralement composé d'une ou de plusieurs touches bascule (Ctrl, Alt, Maj) et d'un caractère alphanumérique. Pour utiliser le raccourci Ctrl+U par exemple, appuyez et maintenez enfoncée la touche Ctrl, appuyez sur la touche U, puis relâchez les deux touches enfoncées.
Un autre exemple. Pour utiliser le raccourci Ctrl+Maj+E, qui correspond à l'icône Taille de police (groupe Police, onglet Accueil), appuyez et maintenez enfoncées les touches Ctrl et Maj, appuyez sur E et relâchez les touches enfoncées.
Toutes les icônes du Ruban sont accessibles avec le clavier, y compris celles auxquelles aucun raccourci clavier n'est associé. Pour trouver la séquence de touches à utiliser, appuyez puis relâchez la touche Alt du clavier. De petites lettres apparaissent au niveau de la barre d'outils Accès rapide et des onglets du Ruban.



Supposons par exemple que la commande à atteindre se trouve dans l'onglet Insertion du Ruban. Appuyez puis relâchez la touche S. L'onglet Insertion est automatiquement sélectionné et de nouvelles lettres apparaissent sous les icônes de cet onglet.



Supposons que vous voulez cliquer sur l'icône Image. Appuyez sur la touche 5 du clavier pour simuler ce clic.
Résumons-nous : Pour cliquer sur l'icône Image, dans le groupe Illustrations de l'onglet Insertion du Ruban, vous pouvez appuyer puis relâcher les touches suivantes : Alt, S puis 5.

Je pense que vous avez compris le principe. Pour en être tout à fait sûr, ouvrez Word et affichez le document en mode Paysage ... sans utiliser la souris bien entendu !
Pour parvenir au résultat demandé, vous devez appuyer puis relâcher la touche Alt, puis appuyer successivement sur G, X, Bas puis Entrée.

L'écran Backstage

L'écran Backstage est une nouveauté de Word 2010. Il correspond à l'onglet Fichier du Ruban. Lorsque cet onglet est sélectionné, de nombreuses fonctions relatives à la gestion du document en cours d'édition sont affichées.



Les fonctions regroupées dans l'écran Backstage sont centrées sur le document : ouverture, fermeture, enregistrement, impression et partage par exemple.
En fonction de la tâche que vous voulez accomplir, sélectionnez une entrée sous l'onglet Fichier :

• Enregistrer pour enregistrer le document en cours d'édition ;
  
• Enregistrer sous pour enregistrer le document en cours d'édition sous un autre nom et/ou dans un autre dossier ;
  
• Ouvrir pour ouvrir un autre document Word existant ;
  
• Fermer pour fermer le document en cours d'édition ;
  
• Informations pour obtenir diverses informations sur le document en cours d'édition ;
  
• Nouveau pour créer un nouveau document ;
  
• Imprimer pour afficher l'aperçu avant impression et/ou imprimer le document en cours d'édition ;
  
• Enregistrer et envoyer pour partager le document par e-mail, SkyDrive, SharePoint ou une entrée de blog ;
  
• Aide pour accéder à l'aide de l'application ;
  
• Options pour accéder à tous les paramètres relatifs à l'application ;
  
• Quitter pour fermer Word.
  

Nous reviendrons en détail sur chacune de ces entrées. Pour l'instant, il vous suffit de savoir que :

• Toutes les commandes concernant l'ouverture, la fermeture, l'enregistrement, l'impression et le partage du document sont regroupées dans un même endroit appelé "écran BackStage".
• Cet écran est accessible en sélectionnant l'onglet Fichier dans le Ruban.

Les modes d’affichage

Lorsque vous lancez Microsoft Word, un document vierge appelé Document1 est affiché et un curseur clignotant vous invite à saisir du texte. Ce document est affiché en mode Page. Plusieurs autres modes d'affichage sont possibles. Chacun présente des avantages et des inconvénients.

• En mode Brouillon, les images ne sont pas affichées. Une zone de styles permet éventuellement de repérer les styles des paragraphes.
• En mode Page, le document apparaît tel qu'il sera imprimé.
• En mode Web, le document apparaît tel qu'il serait affiché dans une page Web. En particulier, le texte occupe toute la largeur de la fenêtre.
• En mode Plan, les niveaux de titre du document apparaissent sous une forme hiérarchique. Il est possible de développer un niveau de titre pour afficher son contenu.
• En mode Lecture plein ecran, le document utilise toute la surface de l'écran pour être facilement lisible.

Pour vous permettre de juger par vous-même, voici l'allure d'un même document affiché dans les différents modes proposés par Word.



A vous de trouver le mode qui correspond à ce que vous voulez faire. Généralement :

• la structure du document est définie en mode Plan ;
• le document est saisi en mode Page ou Brouillon ;
• il est lu en mode Lecture plein écran.

Pour choisir un mode d'affichage, vous utiliserez les icônes affichées dans la partie droite de la Barre d'état.

La Barre d’état

La Barre d'état se trouve dans la partie inférieure de la fenêtre de Word. Elle est essentiellement utilisée pour :

• déplacer rapidement le point d'insertion au début d'une page du document ;
• obtenir des statistiques sur le document ;
• changer le mode d'affichage ;
• agir sur le zoom pour augmenter ou diminuer la taille des éléments affichés dans le document.

Pour déplacer le point d'insertion, cliquez sur la première zone de la barre d'état. Une boîte de dialogue intitulée Rechercher et remplacer est affichée, onglet Atteindre sélectionné. Entrez le numéro de la page à atteindre et cliquez sur Atteindre.



Pour avoir des statistiques sur le document en cours d'édition, cliquez sur la deuxième zone de la Barre d'état. Une boîte de dialogue intitulée Statistiques indique le nombre de pages, de mots, de caractères, de paragraphes et de lignes. Très pratique si vous devez écrire un résumé de texte ou un article dont la taille est calibrée.




Cliquez sur la barre d'état avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel.



Enfin, le facteur de zoom peut être modifié en agissant sur le curseur affiché à l'extrême droite de la barre d'état.


Rassurez-vous, Microsoft a bien fait les choses. Cliquez du bouton droit sur la Barre d'état. Un menu est immédiatement affiché. Les éléments précédés d'une coche sont affichés dans la Barre d'état, les autres ne le sont pas. Maintenant, il vous suffit de cliquer sur l'élément que vous désirez ajouter à la Barre d'état dans le menu.



Par exemple, pour connaître l'état de la touche Verr. Maj., cliquez sur Verr. Maj. Ou encore, pour faciliter l'accès au correcteur orthographique et grammatical, cliquez sur Vérification de l'orthographe et de la grammaire.