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Utilisation de styles

Par MichelMartin

Mise à jour : 29/04/2011

Difficulté : Facile Facile

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Pour faciliter la mise en forme de documents, rien de tel que les styles. Facilement accessibles dans le Ruban ou dans un volet affiché à côté du document, ils permettent d'uniformiser en un tournemain les différents éléments qui constituent le document.

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Sommaire du chapitre :

Première approche des styles
Modifier des styles existants
Créer ses propres styles
Portée des styles
Q.C.M.

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Première approche des styles

Cette section va vous montrer pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser des styles dans vos documents. Vous y découvrirez également les diverses façons de les mettre en œuvre et les erreurs à ne pas commettre.

Avant tout, je vous invite à télécharger le document "styles.docx" et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez utiliser ce document pour vous entraîner dans les sections "Bien utiliser les styles de titre", "Les styles incontournables" et "Connaître le style utilisé dans un paragraphe".

Télécharger le document

Les styles rapides

Mais au fait, c'est quoi un style ?

Pour schématiser, c'est un paquet qui rassemble diverses caractéristiques de mise en forme, comme la police, la taille des caractères, la couleur des caractères, le mode d'alignement et autant d'autres caractéristiques que nécessaire. Il s'applique au texte sélectionné ou au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion.
Plusieurs styles prédéfinis sont disponibles dans la palette Styles rapides du Ruban (onglet Accueil, groupe Style). Le nombre de styles directement accessibles dépend de la largeur de la fenêtre.

Pour accéder aux autres styles, il suffit de cliquer sur l'icône Autres.

Les styles sont importants car ils permettent d'uniformiser un document en appliquant les mêmes caractéristiques de mise en forme aux éléments qui le composent. De la sorte, ils créent une identité visuelle forte et rassurante pour le lecteur. Ainsi par exemple, tous les titres auront un aspect similaire et tous les textes utiliseront la même police et le même alignement.

Bien utiliser les styles de titre

Les styles de titre (Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc.) ont un intérêt particulier : ils permettent d'organiser le contenu d'un document en utilisant le mode d'affichage Plan. A titre d'exemple, voici un extrait du tutoriel que vous êtes en train de lire affiché en mode Plan.

Seuls les niveaux de titre (ici Titre 1, Titre 2 et Titre 3) apparaissent. Le texte qui compose les différentes sections est caché. Si nécessaire, il est possible de remanier le document en déplaçant les différents niveaux de titre. Vous en saurez plus à ce sujet en consultant la section "Mise en oeuvre du mode plan dans les longs documents" (chapitre 5, partie III).

Les styles incontournables

Comme nous venons de le voir, les styles de titre occupent une place de choix dans les styles rapides. Quelques autres styles sont dignes d'intérêt :

Normal : style utilisé par défaut dans les nouveaux documents ;
Emphase pâle et Emphase intense : mise en avant d'un bloc de texte ;
Référence pâle et Référence intense : détache un bloc du reste du texte.

Voici un même paragraphe tour à tour mis en forme avec les styles rapides Normal, Citation intense, Titre 3 et Référence pâle.

Connaître le style utilisé dans un paragraphe

Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion apparaît dans la palette Styles rapides du Ruban … à condition que l'icône du style en question soit visible. Pour ce faire, vous devrez peut être cliquer une ou plusieurs fois sur les icônes de défilement jusqu'à ce que le style du paragraphe apparaisse.

Quelle perte de temps ! Est-ce que je vais devoir utiliser cette technique pour connaître le style de chaque paragraphe ?

Heureusement non ! Vous pouvez également afficher des Barres de styles, sur le côté droit du document ou le Volet de zone de style, sur le côté gauche du document.

Cliquez sur l'icône Autres, dans l'onglet inférieur droit de la palette Styles rapides et sélectionnez Appliquer les styles dans le menu. La barre Appliquer les styles est immédiatement affichée dans la partie droite de la fenêtre.
Le style du paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion est affiché dans la liste déroulante Nom de style. Cette même liste permet d'affecter le style de votre choix au paragraphe dans lequel se trouve le point d'insertion ou au bloc de texte sélectionné.

Cette barre est bien pratique, mais j'aimerais visualiser tous les styles sans être obligé de dérouler une liste. Est-ce que je dois contacter Microsoft et leur demander d'inclure cette possibilité dans la prochaine version de Word ?

Cette fonctionnalité est déjà présente dans Word 2010. Il vous suffit de cliquer sur l'icône Styles, dans l'angle inférieur droit du groupe Style pour afficher la barre Styles.

Le nombre de styles affichés ne dépend que de la hauteur de la fenêtre. Si le style du paragraphe courant ou de la sélection est visible dans la barre Styles, il apparaît entouré d'un rectangle de couleur bleue. Dans le cas contraire, vous devrez déplacer la zone de visualisation des styles pour le faire apparaître.
La barre Styles est certes plus fonctionnelle que la barre Afficher les styles, mais elle reste imparfaite, en particulier sur les écrans de petite taille.

Il existe une troisième possibilité qui consiste à afficher un volet complémentaire dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur Fichier puis sur Options. Sélectionnez l'onglet Options avancées et faites apparaître le paramètre Largeur du volet de zone de style. Entrez une valeur non nulle dans la zone de texte correspondante et validez en cliquant sur OK.

Vous pouvez maintenant connaître le style de chaque paragraphe d'un simple coup d'œil.

Ce volet a deux inconvénients :

il n'est affiché qu'en modes Brouillon et Plan ;
il diminue l'espace réservé à l'affichage du document.

Personnellement, j'utilise un écran de 22 pouces de diagonale (16/10 pour les connaisseurs). Sa surface est suffisante pour permettre l'affichage simultané du volet de zone de style et de la Barre de styles. En fonction de la taille de votre écran, c'est à vous de choisir si vous voulez afficher une barre, deux barres et/ou le volet de zone de style…

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Modifier des styles existants

Les styles par défaut (c'est-à-dire ceux proposés dans Word) conviennent dans de nombreux cas, mais si cela vous intéresse, sachez qu'il est possible de les modifier. Cette modification peut concerner un seul document, un ensemble de documents ou tous les documents.

Je vous invite à télécharger le document "styles2.docx" et à l'ouvrir dans Word. Vous pourrez ainsi vous entraîner aux techniques décrites dans cette section.

Télécharger le document

Modifier rapidement un style existant dans le document en cours d'édition

Cliquez avec le bouton droit sur le style à modifier dans la palette Styles rapides et choisissez Modifier dans le menu. Cette action provoque l'affichage de la boîte de dialogue Modifier le style.

Modifiez un ou plusieurs paramètres dans cette boîte de dialogue, puis cliquez sur OK. Le style est immédiatement modifié en conséquence et appliqué (le cas échéant) aux paragraphes qui l'utilisaient dans le document.

A titre d'exemple, modifiez les caractéristiques du style Normal dans le document styles2.docx, que vous venez de télécharger. Voici les nouvelles caractéristiques du style Normal : police Comic sans MS, couleur rouge. Les deux paragraphes de style Normal doivent être immédiatement affectés, comme dans la copie d'écran suivante :

Plus loin dans la modification des caractéristiques d’un style

La boîte de dialogue Modifier le style rassemble les réglages les plus courants. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez cliquer sur le bouton Format, dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue et choisir une des entrées proposées :

Police : paramètres de polices complémentaires, tels que le soulignement, l'espacement des caractères, le décalage vers le haut ou vers le bas, etc. ;
Paragraphe : retrait, espacement, alignement ;
Tabulations : tabulations prédéfinies pour le style ;
Bordure : bordure et trame de fond du style ;
Langue : langue par défaut du style ;
Cadre : mode d'habillage du texte ;
Numérotation : numérotation dans le style ;
Touche de raccourci : touche de raccourci pour affecter le style à la sélection ;
Effets de texte : effets de mise en forme du texte.

Ce que vous avez appris jusqu'ici ne vous permet pas encore d'utiliser certains de ces réglages, mais rien ne vous empêche de faire quelques essais dans un document Word quelconque. Par exemple, vous pouvez définir un retrait de première ligne en cliquant sur Format puis sur Paragraphe, ou encore affecter un raccourci-clavier à un style en cliquant sur Format puis sur Touche de raccourci.

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Créer ses propres styles

Vous savez maintenant modifier les styles existants. Que diriez-vous de créer vos propres styles ? Cela n'a rien de sorcier, rassurez-vous ! Quatre étapes suffisent :

Saisissez un paragraphe de texte.
Utilisez le Ruban pour mettre en forme ce paragraphe. Par exemple, modifiez la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et l'alignement en utilisant les groupes Police et Paragraphe de l'onglet Accueil.
Placez le point d'insertion dans ce paragraphe. Cliquez sur l'icône Styles (dans l'angle inférieur droit du groupe Style, sous l'onglet Accueil) pour afficher le volet Styles, puis cliquez sur l'icône Nouveau style , dans la partie inférieure du volet Styles.
Cette action affiche la boîte de dialogue Créer un style à partir de la mise en forme. Donnez un nom au nouveau style et validez en cliquant sur OK. Le nouveau style est immédiatement ajouté à la palette Styles rapides.

Voyons si vous avez compris…
Tapez quelques mots dans un nouveau paragraphe et modifiez ses caractéristiques comme suit :

Police : Agency FB (cette police est standard sous Windows 7, mais rien ne vous empêche d'en choisir une autre)
Taille de caractères : 36 points
Couleur de caractères : Rouge

Sauvegardez ce style sous le nom Agency Rouge. Vous devriez obtenir quelque chose comme ceci :

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Portée des styles

Dans les sections précédentes, vous avez appris à modifier des styles existants et à créer de nouveaux styles à partir de paragraphes mis en forme. Je ne sais pas si vous avez remarqué la partie inférieure des boîtes de dialogue Modifier le style et Créer un style à partir de la mise en forme.

Vous pouvez choisir d'utiliser le style dans le document uniquement ou dans tous les documents basés sur le modèle en cours d'édition.

Modèle ? Mais je suis en train de travailler sur un document, pas sur un modèle !

La notion de styles est intimement liée à celle de modèles : chaque modèle contient (entre autres) un certain nombre de styles qui lui sont propres.

Lorsque vous créez un nouveau document basé sur un modèle donné, les styles correspondants sont automatiquement chargés et accessibles dans le groupe Styles du Ruban ainsi que dans les barres Style et Appliquer les styles.
Lorsque vous créez un nouveau document sans préciser son modèle, c'est le modèle par défaut qui est utilisé.

Ainsi donc, la portée des styles est celle du modèle qui les contient.

Mais alors, comment créer son propre jeu de styles ?

Trois étapes :

Créez un nouveau document.
Modifiez et/ou créez des styles dans ce document. A titre d'exemple, modifiez le style "Titre 1" en lui affectant les caractéristiques suivantes : Police Comic Sans MS, taille 24 points, souligné, couleur rouge.
Enregistrez le document en tant que modèle. Pour cela :

Lancez la commande Enregistrer sous dans le menu Fichier.
Choisissez Modèle Word dans la liste déroulante Type.
Stockez le document dans le dossier Users\utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates (où utilisateur est votre nom d'utilisateur sous Windows).
Validez en cliquant sur Enregistrer.

Une fois le modèle personnel sauvegardé, vous pouvez créer un ou plusieurs documents basés sur ce modèle :

Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban ;
Cliquez sur Nouveau, puis sur Mes modèles ;
Désignez le modèle dans la boîte de dialogue Nouveau et validez.

Et voilà, vous avez un nouveau document basé sur votre propre modèle. Magique non ? :magicien:

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Q.C.M.

Pour avoir une vue globale de tous les styles utilisés dans le document, on fera appel :

A la palette Styles rapides du Ruban
Aux barres de styles
Au volet de zone de style

Pour modifier un style existant, vous devez :

Agir tour à tour sur tous les paragraphes qui utilisent ce style
Utiliser la boîte de dialogue Modifier le style

Les styles définis dans un document sont :

Perdus lorsque le document est fermé.
Liés à ce document et ne peuvent pas en sortir.
Utilisables dans d'autres documents à condition de les sauvegarder dans un modèle.

Statistiques de réponses au QCM

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