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TP : Création d’un ePublipostage

Par MichelMartin

Mise à jour : 29/04/2011

Difficulté : Facile Facile

Durée d'étude : 45 minutes

7 683 visites depuis 7 jours, dont 81 sur ce chapitre classé 30/786

Après avoir lu le chapitre précédent, vous êtes en mesure de définir toutes les étiquettes de publipostage dont vous pourriez avoir besoin. Eh bien, dans ce TP, nous allons éprouver la solidité de vos connaissances en traitant d'un tout autre sujet : la création d'un e-mailing. Entendez par là l'envoi d'un document personnalisé à une liste de destinataires électroniques via leur adresse e-mail.

A vous de trouver les liens entre étiquettes et e-mails ! Je vous sens perplexe ?!?
Rassurez-vous : le but de ce TP est de montrer que tous les publipostages reposent sur une même logique. Peu importe que vous ayez à réaliser des étiquettes, des enveloppes, des courriers papier ou électronique, ce que vous avez appris dans le chapitre précédent est applicable et je sais que vous vous en sortirez haut la main !

Ce TP suppose que la suite Office 2010 est installée sur votre ordinateur. Pour le mener à bien, vous devez disposer des applications Word 2010 et Outlook 2010, et un compte de messagerie doit avoir été défini dans Outlook 2010. Si vous utilisez une autre messagerie, vous définirez un Publipostage et non un ePublipostage. En d'autres termes, le mailing sera envoyé par la poste et non par e-mail.

Allez, commençons ! Vous vous souvenez des quatre étapes qui ont permis de créer des étiquettes dans le chapitre précédent ? Elles sont toujours d'actualité dans ce TP, mais également dans tous les autres travaux de publipostage que vous seriez amenés à faire.

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Sommaire du chapitre :

Instructions pour réaliser le TP
Correction

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Instructions pour réaliser le TP

Dans le premier TP (partie 1, chapitre 5), vous vous étiez proposés pour remplacer Zozor pendant son arrêt maladie. Vous aviez alors créé une lettre afin d'informer un membre que son inscription avait bien été prise en compte. Aujourd'hui, Zozor va beaucoup mieux mais, voyant que vous avez si bien réussi ce premier travail, il vous propose de continuer sur votre lancée en utilisant ce même texte pour contacter par voie électronique les nombreux membres qui s'inscrivent tous les jours sur le Site du Zéro.

La lettre est très proche de celle du premier TP. Notez cependant que l'adresse postale a été supprimée et que le nom du membre a été remplacé par un champ de publipostage.

Dans un premier temps, je vous propose de télécharger la lettre que nous avions créé dans le premier TP. Évidemment, si vous avez gardé cette lettre sur votre ordinateur, vous pouvez l'utiliser.

Télécharger le document inscription.docx

Dans un second temps, il va falloir créer une liste de diffusion. Pour cela, rien de plus simple. Créez un nouveau document Word (par exemple avec le raccourci clavier Ctrl + N), puis saisissez les données suivantes :

La première ligne correspond aux en-têtes des données. Les lignes suivantes décrivent les quatre membres concernés par l'e-mailing. Comme vous le voyez, les adresses e-mail sont purement fantaisistes. Ceci, afin que vos e-mails ne parviennent à aucun correspondant réel.

L'icône Afficher tout (onglet Accueil, groupe Paragraphe) a été intentionnellement activée afin de mettre en évidence les tabulations et fins de paragraphes utilisés. Vous voyez ainsi que les champs sont séparés entre eux par une marque de tabulation. Ce simple caractère est suffisant pour que Word identifie les champs à l'intérieur d'un enregistrement. Il n'est donc pas nécessaire de convertir ces données en un tableau.

Sauvegardez ce document sous le nom données.docx.

Voila, je pense que vous êtes prêts pour commencer ce TP !

Une minute ! Comment faire pour envoyer des mails depuis Word ? On n'a jamais vu ça nous !

Non en effet, nous n'avons pas vu cette étape. Mais ne vous inquiétez pas, je vais vous expliquer comment faire dans les grandes lignes.
Lorsque vous êtes prêts à envoyer les e-mails (ou les courriers, si vous n'avez pas Outlook 2010 d'installé ou de configuré), basculez sur l'onglet Publipostage et cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer. Dans la liste déroulante, choisissez l'option qui vous correspond (Envoyer des messages électroniques ou Imprimer les documents).

Maintenant, vous êtes vraiment prêts à réaliser ce TP. Alors, à vous de jouer !

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Correction

Il est temps de passer à la correction ... si vous jugez cette étape nécessaire, ou si vous avez buté sur un point particulier. Si aucune correction n'est nécessaire, je vous tire mon chapeau. Vous êtes vraiment prêts pour réaliser tous les types de publipostages.

Dans le cas contraire, je suis prêt à parier que les problèmes rencontrés sont mineurs. Quelques conseils devraient donc suffire pour débloquer la situation.

Première étape – Définition du fichier de données

Cette étape est vraiment élémentaire. Assurez-vous simplement que les deux champs (Nom et Adressee-mail) de chaque enregistrement sont bien séparés entre eux par une (et une seule) tabulation.

Rappelons à toutes fins utiles que l'insertion d'une tabulation se fait en appuyant sur la touche Tab du clavier. Si vous avez des doutes, consultez le chapitre 2 de la partie 1 qui vous dira tout ce que vous devez savoir sur les touches du clavier.

Il est parfois difficile de visualiser deux tabulations consécutives. Si vous soupçonnez quelque perfidie, un seul remède : sélectionnez l'ensemble des paragraphes du document et définissez une tabulation un peu plus à droite que la fin du premier champ le plus long. Par exemple, à 5 centimètres :

Deuxième étape – Ajout de données dans le document de base

Dans un premier temps, basculez sur l'onglet Publipostage dans le Ruban, cliquez sur l'onglet Sélection des destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionnez Utiliser la liste existante dans le menu. Désignez le fichier données.docx défini dans l'étape 1.

Dans un deuxième temps, sélectionnez le texte Mr. Smithers et appuyez sur la touche Suppr du clavier pour le supprimer. Cliquez sur l'icône Insérer un champ de fusion (onglet Publipostage, groupe Champs d'écriture et d'insertion), choisissez le champ Nom, cliquez sur Insérer puis sur Fermer.

Troisième étape – Fusion et envoi du e-mailing

Nous distinguerons deux cas, en fonction de l'utilisation ou non d'Outlook 2010.

Premier cas – Outlook 2010 est installé et configuré

Si Outlook 2010 est installé et qu'une adresse e-mail lui a été attachée, vous allez pouvoir lancer l'e-publipostage.

Basculez sur l'onglet Publipostage.
Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et choisissez Envoyer des messages électroniques dans le menu.
Une boîte de dialogue est affichée. Choisissez Adresse_email dans la liste déroulante A et indiquez l'objet du message dans la zone de texte Ligne Objet. Assurez-vous que la valeur HTML est sélectionnée dans la liste déroulante Format des messages, que l'option Tous est sélectionnée et cliquez sur OK.

Les messages ne sont pas envoyés. Est-ce que j'aurais raté quelque chose ?

J'avais oublié de préciser : l'application Outlook 2010 doit être ouverte pour que le e-publipostage commence. Mais rassurez-vous, il n'est pas trop tard.

Lancez Outlook et patientez quelques instants. Vous ne tarderez pas à recevoir quatre messages qui vous indiquent que les quatre correspondants imaginaires n'ont pas pu être joints. Mais si c'est le cas, ça veut bien dire que les e-mail ont bien été envoyé.
Juste pour vous montrer à quoi ressemble le message reçu, j'ai ajouté ma propre adresse e-mail dans le fichier données.docx. Voici le résultat :

Second cas – Outlook 2010 n'est pas installé ou n'est pas configuré

Si Outlook 2010 n'est pas installé ou si aucune adresse e-mail ne lui a été attachée, vous allez réaliser un publipostage "à l'ancienne", c'est-à-dire imprimé sur du papier (à condition que vous possédiez une imprimante ;)).

Basculez sur l'onglet Publipostage.
Cliquez sur l'icône Terminer et fusionner dans le groupe Terminer et choisissez Imprimer les documents dans le menu.
Une boîte de dialogue est affichée. Assurez-vous que l'imprimante est sous tension et que l'option Tous est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

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Le publipostage n'a désormais plus de secret pour vous. Bravo !

Nous pouvons poursuivre ce tutoriel en abordant un sujet très intéressant : le travail collaboratif sur un document Word 2010. Lisez vite la suite et vous saurez comment travailler à plusieurs sur un même document. En mode différé ou simultanément. Vous avez bien lu : il est possible de travailler simultanément à plusieurs sur un même document. Ceci est une nouveauté de Word 2010 qui devrait en intéresser plus d'un.

Alors, sans tarder, je vous invite à commencer la lecture du chapitre suivant.