Cette section regroupe plusieurs questions que se posent généralement les personnes qui travaillent à plusieurs sur un même document Word 2010.
Visualiser un document Word 2010 sans Word 2010
Trois outils permettent de visualiser le contenu d'un document Word 2010 :
- l'application Word 2010 ;
- le service en ligne Word Web App ;
- la visionneuse Word 2010.
Si les deux premiers permettent de visualiser et de modifier les documents Word 2010, le troisième outil se limite à leur visualisation. La visionneuse Word 2010 sera utilisée sur un ordinateur sur lequel Word 2010 n'est pas installé et/ou pour accéder à un document qui n'est pas stocké dans un espace SkyDrive.
Pour télécharger la visionneuse Word 2010,
cliquez sur ce lien, puis cliquez sur
Télécharger. Une fois le programme installé, il vous suffit de double-cliquer sur un document pour l'ouvrir dans la visionneuse.
Vérifier la compatibilité d’un document avec les versions antérieures de Word
Word 2010 est un traitement de texte évolué. Vous comprendrez sans peine que toutes ses fonctionnalités ne sont pas accessibles aux versions précédentes de l'application. Sinon, quel serait l'intérêt de passer à Word 2010 ?
Vous pouvez vous entrainer sur les problèmes de compatibilité en téléchargeant le document
compatibilite.docx.
Télécharger compatibilite.docx
Si vous devez partager un document Word 2010 avec des collègues ou amis qui utilisent une version précédente (2007, 2003, XP, etc.) de Word, vous pouvez utiliser le vérificateur de compatibilité pour savoir s'il existe des incompatibilités. Basculez sur l'onglet
Fichier dans le Ruban, cliquez sur
Vérifier la présence de problèmes puis sur
Vérifier la compatibilité. Si Word détecte des problèmes de compatibilité, ils sont affichés dans la boîte de dialogue
Vérificateur de compatibilité Microsoft Word.
Ici par exemple, l'équation et l'effet typographique contenus dans le document seront convertis car incompatibles avec les versions précédentes de Word. Les deux copies d'écran qui suivent représentent un document, tel qu'il a été conçu dans Word 2010, puis après conversion au format Word 2003.
Voici le document dans lequel le test de compatibilité a été lancé.
Ce document contient :
- une image pour laquelle l'arrière-plan a été supprimé et un effet artistique a été appliqué ;
- une équation mathématique insérée avec l'outil Equation de Word 2010 ;
- un effet typographique appliqué à un texte avec l'icône Effets de texte (onglet Accueil, groupe Police).
Pour que ce document soit lisible dans les versions précédentes de Word, il faut le convertir au format
.doc :
- Sélectionnez l'onglet Fichier dans le Ruban.
- Cliquez sur Enregistrer sous.
- Cette action affiche la boîte de dialogue Enregistrer sous.
- Sélectionnez Document Word 97-2003 (.doc) dans la liste Type, puis cliquez sur Enregistrer.
- Le vérificateur de compatibilité affiche les deux incompatibilités détectées précédemment. Cliquez sur Continuer. Voici le document tel qu'il est affiché après conversion :
L'équation mathématique a été convertie en une image. Il est donc impossible de l'éditer. Quant à l'effet typographique, il s'agit maintenant d'un simple texte.
Comparer deux versions d’un même document
Vous pouvez vous entrainer sur cette fonctionnalité en téléchargeant les fichiers
version1.docx et
version2.docx.
Télécharger version1.docx
Télécharger version2.docx
Lorsque l'on met au point un document au sein d'une équipe, il arrive souvent que l'on ait à en manipuler plusieurs versions, au fil des diverses corrections. Si vous travaillez avec des marques de révision, ou si le document est édité à partir d'un espace SkyDrive, cela ne pose pas de problème. Par contre, comment détecter facilement les différences entre deux versions d'un même document stockées dans des fichiers différents ? Pour cela, vous utiliserez l'outil de comparaison de Word.
Basculez sur l'onglet
Révision de Word. Cliquez sur l'icône
Comparer du groupe
Comparer puis sur
Comparer dans le menu. Désignez les deux documents à comparer en cliquant sur les icônes qui représentent un dossier.
Cliquez sur
OK pour lancer la comparaison. Après un bref délai, Word présente côte à côte les deux versions du document ainsi qu'un document fusionné qui met en évidence les différences sous la forme de marques de révision.
Si les documents à comparer comportent de nombreuses pages, il peut être intéressant d'afficher le volet
Vérifications en cliquant sur l'icône
Volet Vérifications du groupe
Suivi. Vous vous déplacerez de modification en modification en double-cliquant sur les en-têtes rouges et vertes du volet
Vérifications.
Protéger un document
Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour protéger un document contre toute modification abusive. Vous pouvez :
- Le sauvegarder au format PDF ou XPS.
- Associer un mot de passe pour ouvrir et/ou pour modifier le document.
- Restreindre les modifications au niveau de la mise en forme, du type des modifications ou encore des personnes concernées.
Sauvegarde au format PDF/XPS
Il est parfois nécessaire de partager un document Word avec une ou plusieurs personnes en interdisant sa modification. Les formats
PDF et
XPS sont parfaits dans cette tâche : ils conservent la mise en page du document, permettent de l'imprimer mais pas de le modifier. Ces deux formats sont directement accessibles dans la boîte de dialogue
Enregistrer sous : basculez sur l'onglet
Fichier dans le Ruban et cliquez sur
Enregistrer sous. Cette action déclenche l'affichage de la boîte de dialogue
Enregistrer sous. Déroulez la liste
Type et choisissez
PDF (*.pdf) ou
Document XPS (*.xps).
Les personnes en possession de l'application Adobe Acrobat Professionnel ou d'un programme de conversion PDF->DOC seront en mesure de modifier vos documents. Le format PDF n'est donc pas inviolable. Il constitue cependant une barrière appréciable qui vous sera peut-être utile.
Les documents
PDF sont lisibles dans une visionneuse PDF. Par exemple
Acrobat Reader, la visionneuse d'Adobe, ou encore celle de
Foxit.
Les documents
XPS, quant à eux, sont directement visualisés dans la visionneuse intégrée à Windows 7.
Mots de passe
Si les destinataires du document sont en possession de Word 2010, il n'est pas utile de le convertir au format
PDF ou
XPS : vous pouvez lui affecter un mot de passe en lecture et/ou en écriture. Seules les personnes en possession du bon mot de passe pourront l'ouvrir et/ou le modifier.
Pour définir un mot de passe, sélectionnez l'onglet
Fichier dans le Ruban puis cliquez sur
Enregistrer sous. Dans la partie inférieure de la boîte de dialogue
Enregistrer sous, cliquez sur
Outils puis sur
Options générales.
Définissez un mot de passe :
- dans la zone de texte Mot de passe pour la lecture si vous voulez que vos lecteurs saisissent un mot de passe pour pouvoir ouvrir le document ;
- dans la zone de texte Mot de passe pour la modification si vous voulez que vos lecteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer le document.
Cliquez sur
OK, puis confirmez le ou les mots de passe.
Toute tentative d'ouverture du document ne pourra être menée à bien qu'après la saisie du ou des mots de passe associés au document.
Restriction des modifications
La technique précédente vous a montré comment associer un mot de passe à l'ouverture et un autre à la modification d'un document. Je vous propose maintenant d'aller plus loin en définissant les actions qui peuvent être accomplies dans le document.
Ces réglages ne sont possibles que si l'onglet
Développeur est affiché dans le Ruban. Si ce n'est pas le cas, basculez sur l'onglet
Fichier dans le Ruban et cliquez sur
Options. Dans la boîte de dialogue
Options Word, cliquez sur
Personnaliser le Ruban, cochez la case
Développeur, puis validez en cliquant sur
OK.
Basculez sur l'onglet
Développeur, puis cliquez sur l'icône
Restreindre la modification dans le groupe
Protéger. Cette action déclenche l'affichage du volet
Restreindre la mise en forme et la modification dans la partie droite de la fenêtre.
Vous pouvez cocher la case :
- Limiter la mise en forme à une sélection de styles pour définir le ou les styles accessibles. Ces styles sont définis en cliquant sur Paramètres :
- Autoriser uniquement ce type de modifications dans le document pour définir les actions possibles dans le document : aucune modification, marques de révision, commentaires ou remplissage de formulaires.
Cliquez sur
Activer la protection. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un mot de passe pour que le lecteur/correcteur puisse désactiver la restriction.
A l'ouverture du document, deux volets complémentaires sont affichés dans la partie droite de la fenêtre :
- Restreindre la mise en forme et la modification permet de désactiver la restriction avec ou sans un mot de passe ;
- Styles donne accès aux seuls styles autorisés dans le document.
Travailler à plusieurs sur un même document
Durée d'étude :
1
heure
.
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